Внутренний документооборот

Внутренний документооборот

Организация движения инициативных и ответных документов

Если ответ на инициативный документ или поручение документируется, исполнитель готовит проект (ответного или инициативного) документа. Значительную часть документооборота организации составляют именно проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения.

Рассмотрим блок-схему работы с исходящими документами:

Блок-схема работы с исходящими документами.

32

 

В настоящее время стала общепринятой практикой подготовка, форматирование и оформление документов на компьютере самим исполнителем. Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими правилами его оформления, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями.

Согласование проектов и подписание конечных вариантов проводятся в возрастающей иерархической последовательности. Традиционно принято, что при согласовании проекты чаще передаются через секретарей, а при подписании представляются автором лично.

После согласования проект документа передается на подписание или утверждение. Право подписи регламентируется внутрифирменными организационными и распорядительными документами. При подготовке документа руководителю на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Подписывается обычно один экземпляр документа, остальные заверяются службой делопроизводства при регистрации.

В заключение исполнитель передает документ на регистрацию и отправку. В процессе регистрации подписанных документов должны проверяться:

  1. правильность оформления реквизитов, особенно придающих документу юридическую силу;
  2. соответствие подписи должностному лицу, указанному в документе;
  3. наличие необходимого числа копий;
  4. идентичность всех копий подписанному подлиннику.

Все недостающие или неправильно оформленные реквизиты исправляются, если это ведет к изменению содержания документа, проверяется наличие отметки автора о точном адресе направления документа или его копии в дело.

На копии документа с грифом ограничения доступа делается отметка об уничтожении черновиков и вариантов.

Хотя все эти этапы оформления документов должны быть закреплены в табеле, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность их оформления.

Обработка отправляемой корреспонденции

Телефонограммы, факсограммы, электронные документы посылаются, обычно минуя службу ДОУ, если руководство организации не принимает решения о подконтрольной централизованной рассылке всех исходящих документов. Бумажные документы, в том числе и телеграммы, отправляются, как правило, централизованно через экспедицию. Отправка документов по почте или передача их с курьером (сотрудником) решается исходя из конкретной ситуации. Для экспедиционной обработки отправляемые документы должны приниматься только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные.

Обязанности исполнителя при отправке корреспонденции

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.

После регистрации документа силами службы ДОУ или исполнителем (это должно оговариваться в инструкциях по ДОУ) организуется его размножение в количестве экземпляров, обеспечивающих отправку по всем указанным адресам рассылки и сохранении обязательного экземпляра:

 Тираж = Т адресов + 1.

Исполнитель определяет индекс дела, в которое должен быть подшит контрольный экземпляр документа, содержащий отметки о согласовании, и проставляет на нем отметку о направлении в дело; если документ является ответом, то документ-запрос формируется в дело вместе с ответным документом.

При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую исчерпывающие сведения об исполнении, например:

 

Вопрос решен по телефону 377-65-48 с зав. отделом маркетинга А. Р. Кузиным. На совещании будет присутствовать заместитель - Н.П. Антонов

(подпись)                   Л.М. Коновалов

 25.04.2002

 

Недооформленные, неправильно оформленные и некомплектные документы службой ДОУ должны возвращаться исполнителям.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться в день их поступления в службу ДОУ.

При этом дополнительно проверяется:

  1. наличие адресов рассылки на самом документе или на отдельном листе;
  2. наличие необходимого числа копий, без учета экземпляра, остающегося в офисе;
  3. уточняется форма отправки корреспонденции:
    1. курьерская,
    2. телеграфная,
    3. электронная,
    4. электрографическая (факс),
    5. почтовая. В этом случае важен вид почтового отправления:
    6. бандероль,
    7. простое,
    8. заказное,
    9. ценное письмо.

Сотрудник, осуществляющий отправку корреспонденции, обычно формирует единое почтовое отправление, если несколько авторов отправляют документы одному адресату.

Экспедиционная обработка отправляемых документов

Собственно экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя:

  1. сортировку почты по корреспондентам;
  2. упаковку и оформление почтового отправления;
  3. передачу корреспонденции в отделение связи.

Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести исполнитель документа совместно со службой ДОУ. Обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.

Упаковка и оформление корреспонденции осуществляются в соответствии с действующими почтовыми правилами и должны проводиться в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Оформление и отправление служебных телеграмм осуществляются в течение часа после их регистрации в службе ДОУ.

Страницы: 1 2 3

Рубрика: Документооборот ·