Внутренний документооборот

Внутренний документооборот

Внутренний документооборот

Корреспонденция, не вскрывавшаяся для экспедиционной обработки, сразу же сортируется по адресатам. После внесения в регистрационные базы данных сведений о поступивших документах к ним добавляется корреспонденция, имеющая точный адресат; структурное подразделение или конкретный сотрудник.

Предварительное рассмотрение документов

Для диспетчеризации (распределения по исполнителям) большинства остальных документов недостаточно знакомства с заголовком, требуется, хотя бы бегло, ознакомься с их содержанием. В этом случае значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения поступающих документов является рекомендуемое ГСДОУ предварительное рассмотрение. Оно может производиться в службе ДОУ на основе делегирования руководителем прав и заключается в самостоятельном распределении доверенным сотрудником документов на потоки:

  1. для обязательного рассмотрения руководителем;
  2. направляемые непосредственно в структурные подразделения исполнителям.

При диспетчеризации поступивших документов учитывается:

  1. важность содержания;
  2. вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.;
  3. сложность и новизна поставленных вопросов;
  4. авторство, т.е. общественное положение лица - автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
  5. реальная срочность исполнения документа.

Эффективную помощь при предварительном рассмотрении корреспонденции оказывают внутренние справочные материалы:

  1. примерный перечень документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;
  2. перечень должностных лиц и их обязанностей;
  3. технологические графические схемы последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.

Руководству следует направлять только документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

Руководитель, как правило, не должен лично принимать документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. В любом случае служба ДОУ должна быть уведомлена: кому документ определен на исполнение, и какое решение принято руководителем и зафиксировано в резолюции, а сами документы должны быть зарегистрированы, в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов.

Рассмотрение корреспонденции руководителем

Обычно применяется следующая технология:

  1. документы передаются руководителем и посетителями, по его просьбе, секретарю;
  2. секретари руководителей по мере поступления к ним документов от руководителей заполняют специальную информационную форму (лист, карточку, экранный формат), в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому передают документ на исполнение;
  3. в конце рабочего дня информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного обеспечения, и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковой системе организации. Такая технология в делопроизводственной практике получила название «переметка». 

Образец заполнения информационного листка

на___.06.2002

 

№ п/п

Автор

 

Заголовок

 

Дата

 

Индекс

 

Резолюция

 

Срок исполнения

 

Подразделение

 

С кем передано

 

1

 

СЭС

 

0 проверке буфета

 

15.05

 

876-03

 

Подготовить документы

 

К 25.05.2002

 

Офис-менеджеру

 

Улов

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Секретарь Гендиректора                            Ю.С. Ермакова

Руководитель не должен задерживать документы, оставлять их у себя на неопределенный срок; документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день, как исключение - на следующий день, возвращены в службу ДОУ для внесения необходимых сведений в базу данных.

При назначении в резолюции руководителя нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю. Необходимость размножения документа для его исполнения и количество копий определяются лицом, организующим исполнение - ответственным исполнителем или руководителем в процессе рассмотрения документа.

Блок-схема обработки поступающей корреспонденции

 31

Страницы: 1 2 3

Рубрика: Документооборот ·