Учет поступивших конфиденциальных документов

Учет поступивших конфиденциальных документов

В открытом делопроизводстве поступившие в учреждение, фирму пакеты, конверты и другие почтовые отправления никогда не ставятся на индивидуальный учет. Иначе обстоит дело с поступающими пакетами и конвертами, содержащими конфиденциальные документы. Задача правильной организации работы с пакетами и предотвращения реальной опасности несанкционированного ознакомления с документами в пути следования пакета или их утраты в результате вскрытия, утери, кражи паке­тов, уничтожения или подмены документов становится актуальной. В основе ее решения лежит выполнение комплекса технологических процедур, включающего прием пакетов, их учет, вскрытие, выделение из общего документопотока ценных и конфиденциальных документов, закрытие журнала учета пакетов.

При выполнении указанного комплекса процедур осуществляются:

  1. контроль за сохранностью, целостностью и комплектностью документов, установление возможного факта несанкционированного вскрытия пакета на пути его следования от отправителя до адресата;
  2. исключение случаев попадания в учреждение, фирму пакетов и документов, принадлежащих другим организационным структурам, и разглашения их секретов;
  3. документированное удостоверение факта получения пакета с конфиденциальными документами от службы доставки с целью предотвращения утраты документов после вскрытия пакета;
  4. формирование исходной учетной базы для последующей регистрации документов и фиксирования их местонахождения;
  5. учет документов, присланных во временное пользование (для согласования, ознакомления);
  6. исключение возможности ознакомления работников службы КД с документами, составляющими особую ценность и имеющими помету “Лично”;
  7. предотвращение утраты документов или их частей за счет неполного изъятия их из пакетов;
  8. контроль за соответствием количества поступивших документов количеству документов, переданных на регистрацию;
  9. установление связи исходящего номера поступившего документа с его регистрационным входящим номером и номером в передаточной учетной форме (журнале);
  10. обеспечение проверки наличия документов, зарегистрированных в пакетно-контрольном журнале (описи) учета пакетов.

Поступающие пакеты, конверты до их вскрытия должны быть зарегистрированы в традиционном или электронном журнале (описи) учета пакетов. Запись, сделанная в журнале, документирует факт доставки пакета или документа и является первоисточником, основанием для последующего учета поступивших документов.

Конфиденциальные документы должны пересылаться (доставляться) между предприятиями в соответствующим образом оформленных запечатанных пакетах. Для этого следует вести журнал учета поступивших конфиденциальных пакетов, который предназначен, кроме того, для проставления отметок о взятии поступивших документов на различные виды учета, а также о возврате ошибочно присланных документов. Журнал имеет следующие графы:

 

Датапоступ-ленияпакетов 

Откуда

посту-

пили

 

Кол-

во

паке-

тов

 

Подпись

лица,

доставив-

шего

пакеты

Поряд-

ковые

номера

пакетов

 

Номера и грифы

Конфиденциаль-ности вложенных в пакеты документо

Входящие

номера, при-своенные поступившим документам

Учетные номера

возвр-ных и взя-тых на учет выд-еленного хране-ния документов

Отметка о

возврате

ошибочно

присланных

документов

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

В учреждении, фирме должен быть установлен порядок, при котором все пакеты, конверты, поступающие по любой линии связи (в т.ч. получаемые от посетителей) принимаются централизованно, только работником службы КД, а в некрупных учреждениях, фирмах секретарем-референтом первого руководителя. Это связано прежде всего с трудностью выделения конфиденциальных документов из общего потока корреспонденции. Трудность состоит в том, что, как правило, на пакетах, конвертах и часто на самих документах отправителем не ставится гриф конфиденциальности. Подобное явление объясняется не только сугубо индивидуальным подходом к присвоению информации статуса конфиденциальной, но и нежеланием отправителя обращать внимание посторонних лиц на гриф ограничения доступа.

Учитывая эту особенность, вскрытие конвертов, предварительное рассмотрение и распределение всей поступающей корреспонденции учреждения, фирмы выполняются вышеуказанным работником, хорошо знающим структуру учреждения, фирмы, функции структурных подразделений и сотрудников, состав конфиденциальной информации.

Поступившие электронные документы первоначально вводятся в предварительный массив компьютера этого работника с целью выполнения вышеуказанных процедур. Вводить электронные документы, и электронные аналоги бумажных документов в рабочий массив компьютера до регистрации не допускается.

При получении пакетов сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства должен:

  1. проверить на пакете наличие грифа конфиденциальности, соответствие адресата, проставление номеров документов и предприятия отправителя, целостность упаковки, сохранность прошивки и оттиска печати;
  2. убедиться, что содержимое пакета не просматривается;
  3. проверить на пакете и сопроводительном документе на него (реестре и др.) соответствие наименований адресата и отправителя, номеров документов, номеров экземпляров (если указаны), грифа конфиденциальности;
  4. расписаться в сопроводительном документе за принятые пакеты с проставлением даты и, при необходимости, печати или специального штампа подразделения конфиденциального делопроизводства.

Если на пакетах указан другой адресат, то они не принимаются. При нарушении оформления пакетов, несоответствии данных на пакете и в сопроводительном документе, повреждении упаковки составляется в двух экземплярах акт, который подписывается сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства и лицом, доставившим пакеты. Второй экземпляр акта направляется отделению связи, доставившему пакет, или предприятию-отправителю пакета, если пакет доставлен минуя отделение связи. Если повреждение пакета дает возможность изъять документ или прочесть его, то об этом сообщается руководителю предприятия, а пакет не принимается до принятия решения.

После проставления подписи за принятые пакеты сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства заполняет графы 1-3 журнала учета поступивших пакетов,

(Дата поступления пакетов может проставляться перед началом их учета за каждый день. В этом случае графа 1 в журнал не включается.)

при этом в графе 3 количество пакетов указывается прописью, а лицо, доставившее пакеты, заверяет эти данные своей подписью в графе 4. Затем до вскрытия пакетов заполняются графы 5-6 журнала. Порядковые номера пакетов ежедневно начинаются с

№ 1. Рядом с номером пакета, имеющего пометку «Лично», проставляется слово «лично». Номера и грифы конфиденциальности вложенных в пакет документов проставляются напротив соответствующего пакета (при наличии двух и более номеров - столбцами). Если на пакете рядом с номером документа указаны номера экземпляров, то они переносятся в журнал. Вызвано это тем, что номера экземпляров на пакете проставляются, когда их два и более, и если их не переносить в журнал, то в случае утраты какого-то экземпляра в период после вскрытия пакета до регистрации документа обнаружить утрату будет невозможно.

При вскрытии пакетов проверяется соответствие на пакете и документе отправителя и адресата, грифа конфиденциальности, номеров документов, номеров экземпляров документа (если указаны на пакете). Пакеты должны быть развернуты таким образом, чтобы убедиться, что в них не осталось вложений. В документах проверяется наличие листов, а в документах, имеющих приложения, кроме того, соответствие учетных номеров, грифа конфиденциальности, номеров экземпляров, количества листов приложения записям в отметке о наличии приложения, содержащейся в основном документе (сопроводительном письме).

Страницы: 1 2

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·