Учет и оформление бумажных носителей конфиденциальной информации

Учет и оформление бумажных носителей конфиденциальной информации

Подготовка конфиденциальных документов должна начинаться с учета, оформления и выдачи исполнителям бумажных носителей информации, на которых будут составляться черновики или сразу проекты конфиденциальных документов.

Бумажными носителями могут быть:

  1. для текстовых документов - спецблокноты, отдельные листы бумаги, типовые формы документов, стенографические и рабочие тетради;
  2. для чертежно-графических документов - ватман, калька, миллиметровка (координатная бумага).

Спецблокнот предназначен для составления черновиков документов. Он представляет собой сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги с линией отрыва и контрольным листом, в котором проставляются номера листов блокнота.

Стенографическая тетрадь используется для стенограмм;

Рабочая тетрадь (сброшюрованные листы бумаги без линии отрыва) - как правило, для различных рабочих справочных записей, хотя в ней допускается составлять черновики отдельных больших по объему документов. Остальные носители могут использоваться как для составления черновиков, так и для печатания или рукописного изготовления проектов документов.

Бумажные носители, предназначенные для составления черновиков конфиденциальных документов, на некоторых предприятиях не учитываются, а лишь производится отметка об их уничтожении в учетных формах соответствующих документов после печатания проектов документов. Однако это нередко приводит к тому, что при составлении нескольких вариантов черновика с отметкой в учетных формах уничтожается только вариант, с которого печатался проект документа, остальные варианты просто выбрасываются в мусорную корзину или хранятся у составителя. Случается, что и единственный вариант черновика по ошибке выбрасывается вместе с черновиками открытых документов, поскольку у исполнителей притупляется чувство ответственности. Все это, помимо необходимости последующей проведения поиска черновика, которое зачастую не достигает положительных результатов, создаёт возможности для утечки содержащейся в черновике конфиденциальной информации. Поэтому все носители, предназначенные для составления черновиков и проектов конфиденциальных документов, следует учитывать предварительно, до внесения в них записей. Такой учет позволяет предотвращать неправомерное обращение с носителями и, кроме того, обеспечивать контроль за подготовкой документов и их соответствием перечню издаваемых конфиденциальных документов.

Учет носителей осуществляется подразделением конфиденциального делопроизводства.

Перед взятием на учет носители должны быть оформлены следующим образом:

На обложках спецблокнотов сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства пишет или проставляет штампом (если не проставлено типографским способом) слово «Спецблокнот» и в правом верхнем углу гриф конфиденциальности. Если листы спецблокнота не пронумерованы типографским способом, то они нумеруются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства.

На обложках рабочих и стенографических тетрадей указываются вид носителя, гриф конфиденциальности, инициалы и фамилия исполнителя.

Листы тетрадей нумеруются, на обороте последнего листа составляется, подписываемая сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства, заверительная надпись с указанием количества листов в тетради.

Листы типовых форм документов нумеруются исполнителем, на первом листе проставляется гриф конфиденциальности.

На отдельных листах бумаги, ватмана, миллиметровки, кальки в соответствующих графах основных надписей штампов или других установленных местах исполнителем проставляются:

  1. на всех носителях - гриф конфиденциальности, номера листов;
  2. дополнительно на носителях, предназначенных для чертежно-графических документов, - количество листов, подразделение и фамилия исполнителя.

На любом носителе, предназначенном для составления одного конкретного документа, указывается наименование этого документа.

Учет бумажных носителей в зависимости от их количества и продолжительности хранения может осуществляться в пределах года или нескольких лет. В последнем случае учетные номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. По окончании непрерывного учета заводится новый учет за новыми номерами. Числящиеся по предыдущему учету носители перерегистрируются по новому учету с отметкой о перерегистрации в предыдущей учетной форме.

Носители конфиденциальной информации учитываются в журналах или карточках, имеющих следующие графы:

(В дальнейшем вместо журнала и (или) карточки учета носителей конфиденциальной информации употребляется «журнал учета носителей», если не оговаривается особо).

 

Учетный номер и гриф конфи-денциаль-ности носителя

Дата

реги-

стра-

ции

Вид носи-теля

Наимено-

вание или

назначение носителя

 

Кол-во

листов

Фамилия лица, получившего носитель 

Подпись

за

получе-ние и дата

Подпись за

возврат и дата

Отметка об уничтожении носителя или переводе его на учет документов

выделенного хранения

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

Если на предприятии носители не переводятся на учет документов выделенного хранения (см. лекцию 5), то графа 9 формулируется «Отметка об уничтожении носителя».

При взятии на учет заполняются графы 1 -6.

В графе 1 рядом с номером носителя начальными буквами (аббревиатурой) проставляется его гриф конфиденциальности: 1КТ (коммерческая тайна), 2СК (строго конфиденциально) и др. Если издаваемые документы имеют только один гриф конфиденциальности, то в наименовании графы 1 слова «и гриф конфиденциальности» опускаются, рядом с номерами носителей гриф не проставляется.

В графе 2 дата проставляется арабскими цифрами: в карточке - с указанием числа, месяца и года, в журнале - числа и месяца (год проставляется перед началом регистрации носителей за этот год).

В графе 3 пишется: спецблокнот, листы, типовая форма, рабочая тетрадь и др.

В графе 4 указывается наименование носителя, если он предназначен для составления конкретного документа, или его назначение, если в него будет вноситься различная информация, например, по спецблокноту - «для черновиков», по рабочей тетради - «для рабочих записей».

Одновременно на самих носителях проставляется:

  1. на спецблокнотах: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки штамп
Н.№____Кол-во листов

(Индекс «Н» (носитель) проставляется для того, чтобы отличать номера носителей от номеров изданных документов, которые могут проставляться на отдельных носителях при наличии на них и номеров носителей. В журнале учета носителей индекс не проставляется.)

с указанием учетного номера и количества листов, на каждом листе в верхнем левом углу - учетный номер;

  1. на рабочих и стенографических тетрадях: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки (а при невозможности - в верхнем левом углу форзаца) такой же штамп с указанием учетного номера и количества листов;
  2. на отдельных листах бумаги, типовой формы документа, ватмана, кальки, миллиметровки: в верхней части левого поля первого листа такой же штамп с указанием учетного номера и количества листов (на носителях чертежно-графической информации - только учетного номера); на левом поле остальных листов штамп «К Н №» с указанием номера.

После взятия на учет носитель передается исполнителю под подпись в графе 7 журнала учета носителей.

При необходимости взятия на учет дополнительных листов носителя (при нехватке ранее взятых листов для составление черновика документа или для замены испорченных листов) они нумеруются от последнего листа ранее учтенного по этому номеру носителя, регистрируются в журнале учета носителей за тем же номером, что и ранее взятые листы, отдельной строкой под ними (при этом заполняются графы 2,5), на левом поле каждого листа проставляется штамп «К Н №» с указанием номера, а на первом листе всего носителя прежнее количество листов зачеркивается и проставляется новое с учетом дополнительных листов. Исправление заверяется подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства. Выдача дополнительных листов производится под отдельную подпись в графе 7 журнала учета носителей.

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·