Требования к учету конфиденциальных документов

Требования к учету конфиденциальных документов

Учет конфиденциальных документов включает присвоение и проставление в учетных формах и на документах регистрационных номеров и запись учетных и поисковых данных о документах (дате, авторе, заголовке, количестве листов, местонахождении и др.).

Целями учета конфиденциальных документов являются:

  1. обеспечение сохранности документов;
  2. создание возможностей для быстрого нахождения;
  3. контроля исполнения;
  4. наведения необходимых справок о документах без привлечения самих документов;
  5. проверки наличия документов, что является одним из обязательных требований к конфиденциальному делопроизводству.

Учету подлежат все без исключения изготовленные на предприятии и полученные им конфиденциальные документы.

Учет конфиденциальных документов подразделяется на 3 вида:

  1. изданных документов;
  2. поступивших документов;
  3. учет документов выделенного хранения.

 

Учет изданных документов охватывает документы, изготовленные на данном предприятии рукописным, машинописным способами или с использованием печатающих устройств ЭВМ, независимо от того, направляются эти документы на другие предприятия или являются внутренними.

Учет поступивших документов охватывает документы, поступившие от других предприятий.

Учет документов выделенного хранения охватывает все документы, не подлежащие подшивке в дела. Ими могут быть как документы, переведенные с учета носителей, изданных и поступивших документов, так и документы, которым сразу присваивается номер по учету документов выделенного хранения на стадии их создания или получения. К таким документам относятся текстовые и чертежно-графические документы, которые по производственным условиям, режиму доступа к ним или их внешним особенностям (вид носителя, формат, сброшюрованность и т.д.) невозможно либо нецелесообразно подшивать в дела.

Независимо от вида учета конфиденциальные документы можно учитывать в журналах или карточках.

При большом объеме документов целесообразно использовать карточный способ учета, т.к. он сокращает время на поиск документов за счет помещения карточек в соответствующие рубрики картотек, дает возможность осуществлять ручной контроль исполнения документов без изготовления специальных контрольных карточек, ускоряет и повышает качество проведения проверок наличия документов.

При карточном способе учета документов (как и носителей) необходимо вести контрольный журнал, предназначенный для регистрации карточек и обеспечения последовательности проставления их номеров, контроля за местонахождением документов, находящихся в обращении, ускорения их поиска, а также для проставления отметок о проверках наличия документов. Контрольный журнал заводится по каждому виду карточного учета документов и отдельно для носителей. Он имеет следующую форму:

 

Учетный номердокумента

(носителя)

Местонахождение

документа

(носителя)

Отметки о проведении проверок наличия документов

(носителей)

1

2

3

 

В графе 2 напротив соответствующего номера проставляются карандашом фамилия сотрудника, получившего документ, или другое местонахождение документа. При изменении местонахождения документа предыдущая отметка зачеркивается или вытирается и проставляется новая, при этом карточка учета данного документа каждый раз помещается в соответствующую рубрику картотеки. При отработке документа (переводе на другой вид учета, отправлении, подшивке в дело, уничтожении, передаче на архивное хранение) соответствующий «номер в контрольном журнале округляется без указания окончательного местонахождения документа. Карточка помещается в картотеку отработанных документов по порядку номеров.

В графе 3 напротив соответствующего номера проставляется дата проведения квартальной проверки наличия документа (см. лекцию «Проверка наличия конфиденциальных документов).

Журналы или картотеки учета изданных и поступивших документов ведутся погодно; не исполненные в текущем году документы подлежат переводу на учет следующего года (кроме распорядительных документов и протоколов) с отметкой об этом в учетных формах текущего года. Журнал (картотека) учета документов выделенного хранения ведется непрерывно, номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Вызвано это тем, что выделенному хранению подлежат, как правило, документы постоянного и долговременного хранения и их ежегодная перерегистрация привела бы к увеличению трудоемкости обработки документов и созданию сложностей для их пользователей.

В формах учета конфиденциальных документов запрещается производить подчистки и исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой. Вносимые исправления должны быть заверены подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлением даты.

Листы журналов учета конфиденциальных документов должны быть перед заведением пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения конфиденциального делопроизводства. На оборотной стороне последнего листа журналов проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая сотрудником, ответственным за ведение журнала. Заверительная надпись на картотеку учета конфиденциальных документов с указанием количества карточек в картотеке составляется по окончании года на отдельной карточке и помещается в конце картотеки.

Если содержащиеся в учетных формах сведения по совокупности являются конфиденциальными, журналам и картотекам должен присваиваться гриф конфиденциальности. На карточках учета гриф конфиденциальности не проставляется.

Порядок учета журналов и картотек и оформления обложек журналов будут изложены в лекции «Составление и оформление номенклатуры дел; формирование и хранение дел, содержащих конфиденциальные документы».

Для того чтобы отличить номер изданного документа от номера документа выделенного хранения, целесообразно на документе выделенного хранения перед номером проставлять индекс, например «В». В журнале (карточки) учета документов выделенного хранения индекс не проставляется.

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·