Справка

Справка

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть:

  1. внешними,
  2. внутренними.

Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию;

справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги формата А4 аналогично докладной записке с теми же реквизитами.

Заголовок к тексту справки может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:

Справка о комплектовании книжных фондов в 1-м полугодии 2002 г.,

Справка о количестве посадочных мест, предоставленных авиакомпанией «Россия» в 2001 г.

Справки такого рода носят отчетный характер.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей:

В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления;

во второй - приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса.

Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если информация, представленная в справке, может быть разбита на тематические блоки, в тексте справки выделяют разделы, нумеруемые арабскими цифрами и имеющими собственные заголовки. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем.

Если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом - составителем.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами - руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом.

Образец справки

ОТДЕЛ ПЕРЕВОЗОК                                                       

Генеральному директору

туристической компании «Мир»

  г-ну М.М. Савельеву

СПРАВКА                                                                   

02.07.2001                 №28

Об организации авиаперевозок

туристов по состоянию на 01.07.2001

 К началу туристического сезона нашей компанией было зарезервировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании «Россия», следующих чартерным рейсом в г. Рим (Италия).

К 01.06.2001, вопреки предварительному прогнозу, численность туристических групп, вылетающих в Италию, возросла до 80 человек, в результате чего из-за нехватки посадочных мест у нас возникли трудности с отправкой туристов. Самолеты авиакомпании «Россия» имеют 180 посадочных мест, но предоставлять большее число мест компания не может.

Для решения вопроса с отправкой туристических групп по предложению нашего отдела был заключен контракт с авиакомпанией «Внуковские авиалинии», которая имеет

возможность предоставлять нам до 100 посадочных мест на каждом рейсе в г. Рим.

Ст. менеджер                                    Подпись                                            О.Н. Соколикова

Рубрика: Документооборот ·