Составление текстов служебных документов

Составление текстов служебных документов

Стиль и содержание текста во многом определяется видом документа. Однако в практике современного делопроизводства сложились общие требования, которые применимы к текстам большинства документов управления.

Одно из главных требований к тексту - краткость изложения.

Тексты писем, факсов и др. документов не должны быть больше одной страницы. Исключение составляют контракты и договоры, объем которых не ограничивается. Краткость текста достигается лаконичностью изложения, заменой сложных предложений простыми, исключением повторений и излишних подробностей.

Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Достичь ясности в изложении помогают смысловая точность подбора слов и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяющим словом.

Тон служебных документов должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным. Рекомендуется избегать категоричных выражений в письмах, факсах.

Особенности составления текстов, писем рассмотрены в лекции «Основные документы управления» в разделе «Письма и факсы».

Следует учитывать, что сплошной текст в документе трудно воспри­нимается, поэтому следует смысловые части текста разделять абзацами.

Обычно тексты большинства документов управления состоят из двух

частей:

  1. вводной, содержащей основания или мотивы составления документа;
  2. основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Это традиционный, устоявшийся порядок составления документа.

Тем не менее, психологи считают, что лучше всего усваивается начало документа, поэтому предлагают начинать его с основной части, т. е. изложения существа вопроса: предложения, просьбы и т. п., а затем указать, что явилось основанием составления документа.

В том случае, если основанием составления документа является другой документ, в тексте создаваемого документа на него делается ссылка с указанием названия вида документа, даты и номера, например:

“В соответствии с Распоряжением правительства Москвы от 11.10.95 № 121-Р “Об изменении арендной платы…”

Тексты документов большого объема делят на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами:

1. Раздел (глава)

1.1. Подраздел

1.1.1. Пункт

1.1.1.1. Подпункт

Абзацы внутри подпунктов не нумеруются.

Написание текста наиболее трудоемкий процесс при составлении документа. Поэтому необходимо знать рациональные приемы составления текстов и наиболее используемые обороты.

Текст документа может быть оформлен в виде:

  1. анкеты (см. рис.2);
  2. таблицы (например: номенклатура дел);
  3. связного текста;
  4. путем комбинации этих форм.

Текст в форме анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору показателей.

Анкетные тексты чаще всего применяются в документах по личному составу предприятия, в документах по маркетингу и т. п.

Тексты в форме таблицы применяются при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.

Таблицы используются в плановых, отчетных, финансовых и других документах.

Связный текст может быть составлен произвольно или на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации.

При составлении писем, факсов, контрактов, актов, справок и других документов с однотипной информацией широко используются трафаретные тексты (например: Форма контракта купли-продажи).

Применение бланков с трафаретными текстами позволяет повысить оперативность составления документов в несколько раз. При этом исключается стадия редактирования текста, ликвидируется перепечатка. Процесс составления документа сводится фактически к заполнению бланка заранее составленного документа. Процесс документирования значительно упрощается.

Особенно эффективно использование трафаретов (”заготовок”) при составлении документов с помощью ПЭВМ.

В распорядительных документах используются следующие формы изложения текста:

от первого лица единственного числа:

приказываю, предлагаю, обязываю, прошу (в приказах, распоряжениях, заявлениях, докладных и объяснительных записках);

от третьего лица единственного числа:

решил(о) (в решениях);

от первого лица множественного числа:

решили, предлагаем (в совместном решении). 

Часто используются безличные и определенно-личные (отсутствует подлежащее) предложения, например:

“контроль за исполнением возложить на … “,

“утвердить предложенную смету…”.

В текстах документов допускается применение отглагольных существительных, например:

“после установления”,

“согласно договоренности”,

“по окончании работ”,

“в связи с расширением” и т. п.

Страницы: 1 2

Рубрика: Документооборот ·