Порядок комплектования ведомственного архива

Порядок комплектования ведомственного архива

В любой организации в течение года образуется большое количество документов, так называемый документальный фонд. Однако хранению подлежат не все документы, а лишь наиболее ценные из них - с исторической, научной, культурной и иных точек зрения.

Законодательством РФ установлено, что для временного хранения документов министерства, ведомства, научные организации, государственные предприятия создают ведомственные архивы или возлагают их функции на другие структурные подразделения.

Близки к ведомственным архивам по задачам, функциям и правовому положению архивы негосударственных структур, не являющиеся обязательной частью Архивного фонда Российской Федерации.

Деятельность ведомственного архива закреплена Положением об архиве организации. Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 №176.

ГОСТ Р 51114 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает видовое понятие ведомственного архива.

Ведомственный архив являет собой часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входит в систему государственной архивной службы.

Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.

Несмотря на совпадение целей, функции государственных и ведомственных архивов различаются (табл.1).

Можно сказать, что ведомственные архивы являются связующим звеном между организацией и государственным архивом.

На хранение в ведомственный архив поступают:

Таблица 1

Функции государственного и ведомственного архивов

Государственный архив

Ведомственный архив

Самостоятельная организация

Структурное подразделение

Входит в систему архивных учреждений

Не входит в систему архивных учреждений, а только является источником формирования госархива и объектом контроля со стороны госархива

Государственные архивы с постоянным составом документов являются научно-исследовательскими учреждениями

Ведомственные архивы не занимаются научно-исследовательской работой

Состав документов государственного архива определяется принадлежностью фондов учреждения к административно-территориальной единице

Состав документов ведомственного архива ограничен документами своего учреждения

В государственных архивах документы хранятся постоянно. Государственный архив проводит отбор документов постоянного срока хранения из ведомственного архива

В ведомственных архивах документы хранятся временно, в соответствии со сроками хранения документов Ведомственный архив принимает документы от структурных подразделений

Государственный архив контролирует проведение экспертизы ценности документов, т.е. утверждает описи дел

Ведомственный архив непосредственно участвует в работе по проведению экспертизы ценности, начиная от составления номенклатуры дел до выделения дел к уничтожению.

При создании архива в организации необходимо, прежде всего, определить площадь его помещения. Она будет зависеть от объема документооборота организации, количества работающих человек и среднего объема документов.

Решим следующую задачу:

1. Документооборот фирмы - 10 тысяч документов в год,

2. Количество сотрудников - 50 человек.

3. Текучесть кадров - 20% в год.

4. Средний объем документов, включая копии, - 5

листов.

Требуется определить площадь помещения, необходимую для размещения архива.

Ход решения.

1.  Необходимо узнать количество листов документов, создаваемых в год, так как каждое дело имеет нормированное количество листов - не более 250. Следовательно,

10 000 х 5 = 50 000 листов. Допустим, что среднее дело составляет 100 листов. Количество дел, таким образом, составит 500 дел + (50 + 10) дел по личному составу.

2. Известно, что дела распределяются по категориям следующим образом:

Объем архива равен 100 дел постоянного хранения + 50 дел долговременного хранения + 10 дел по личному составу ежегодно. Итого 160 дел.

3. Срок хранения дел до передачи их на государственное хранение составляет 15 лет. Следовательно, объем дел за 15 лет составит 160 х 15 = 2400 дел + резерв для дел временного хранения до их уничтожения + 350 дел.

4. При средней толщине дела 4 см для хранения 2 750 дел необходимо 110 погонных метров полок.

5. Исходим из того, что высота полки должна быть на 5 см выше высоты дела. Следовательно, высота ее будет равна 297 мм (высота листа) + 5 см + 15 см от пола (для нижней полки) = 50 см.

6. При типовой высоте помещения 2 м 50 см возможна установка

(250-15)/35=6полокна стеллажах.

7. Площадь стеллажей (при стандартной ширине 25 см и проходах между стеллажами 75 см) будет равна 110/5 = 22 м2.

8. Учитывая ширину центрального прохода 1 м, ширину проходов у стен и окон по 45 см и место для рабочего стола, площадь архивохранилища равна приблизительно 30 м2.

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·