Подсчет и организация документооборота

Подсчет и организация документооборота

Формы регистрации документов

Ввод документа в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы:

  1. регистрационно-контрольные карточки (РКК),
  2. экранные формы,
  3. регистрационные журналы.

Журнальная форма учета

Журнальная форма, исторически наиболее ранняя, имеет один существенный недостаток - в журнале нельзя систематизировать записи. При журнальной форме регистрации приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации:

  1. входящей корреспонденции;
  2. исходящей корреспонденции;
  3. входящих распорядительных документов от руководства;
  4. входящих телеграмм;
  5. исходящей переписки с руководством и т.д.

 

Примерное графление журнала поступающей корреспонденции

 

Дата поступления

 

Индекс

 

Корреспондент

 

Заголовок

 

Дата

 

Индекс

 

Исполнитель

 

26.05  23/09  СЭС  Акт проверки  25.05  124  Ляхов 
Тоже  24/05  АО Салют  0 ценах  22.05  5-02/12  Отд.продаж 
То же  25/12  Фил. Клин  Отчет кв.  20.05     Уколов 
То же  26/02  МТС  Новые тарифы  25.05  02-12/98  Бухгалтерия 

 

Множественное дробление системы регистрации ведет к дополнительной путанице, поэтому ведение регистрационных журналов, безусловно, целесообразно только для документов:

в состав индекса которых входит один порядковый номер, например:

  1. пропуска,
  2. справки,
  3. дипломы и т.д.

в случаях минимального объема документооборота, например:

  1. на предприятиях с малым объемом документооборота,
  2. в структурных подразделениях.

Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.

Журналы или картотеки учета документов ведутся погодно. Не исполненные в текущем году документы подлежат переводу на учет следующего года (кроме распорядительных документов и протоколов) с отметкой об этом в учетных формах текущего года.

Картотеки, методики их создания и применения

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части:

  1. по неисполненным документам;
  2. исполненным документам.

Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию.

Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов.

С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных карточек можно облегчить копированием верхней части первого листа документа через прозрачный трафарет, где размещены основные сведения о нем:

  1. автор,
  2. название документа,
  3. дата,
  4. индекс,
  5. заголовок и т.д.,

Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветовые коды - маркером по верхнему краю; ручные регистрационные карточки могут изготавливаться также на картоне различных цветов и различным шрифтом.

По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части.

Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться, например:

  1. по вопросам,
  2. корреспондентам,
  3. номенклатуре дел.

Целесообразно аналогично формировать и машинные базы данных.

Образец карточки, рекомендованной Минобразованием России

 

ЧЕТНО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА (11/10/99)

Вид документа: письмо

 ОТ КОГО                    Дата пост.         Гриф              Индекс           Вход. №

Город               Москва    22/10/99         ВК                   11                    0028

Организация     Минобразования России

Подписал        Галанов

Исходящий №  20-55/1706-20-4 от 24 октября 1997 г. 

 

Содержание: О порядке представления к оформлению штатных расписаний на 1999 год 
Резолюция:                        Дата исполненияСрок исполнения:            01/12/99               Исполнители: Максимов Н.И.

                                                                         Черников А.Н. Николаев С. Д.

                                                    Арещенко Г.В. Царева Т.И. Чернышева Е.С.

Исполнено:Исходящий номер ответа:                                                           Дата:

 

В зависимости от:

  1. объема документов,
  2. системы регистрации,
  3. контроля,
  4. задач поиска

может вестись единая контрольно-справочная картотека (база данных) или несколько самостоятельных.

Как правило, составляются самостоятельные контрольно-справочные поисковые системы по:

  1. предложениям,
  2. заявлениям и жалобам,
  3. по ведомственным нормативам:
    1. приказам,
    2. решениям,
    3. поручениям,
    4. по кадровым документам,
    5. по распорядительным документам.

Чтобы не потерять порядок номеров при ведении карточной системы регистрации, службой ДОУ обычно применяются дополнительные рабочие таблицы-шахматки для отметок об уже использованных порядковых регистрационных номерах.

В нижней части «шахматки» проставляются сведения о структурном подразделении и месте хранения документов:

 

1

 

2

 

3

 

4

 

5

 

6

 

7

 

8

 

9

 

10

 

03-16

 

05-08

 

03-04

 

12-03

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

11

 

12

 

13

 

14

 

15

 

16

 

17

 

18

 

19

 

20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

21

 

22

 

23

 

24

 

25

 

26

 

27

 

28

 

29

 

30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

31

 

32

 

33

 

34

 

35

 

36

 

37

 

38

 

39

 

40

 

  

Компьютерные технологии регистрации документов

При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в документную базу данных осуществляется непосредственно с документа с помощью клавиатуры и других устройств ввода. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива.

Компьютерная документная база данных ведется в соответствии с применяемым на данном компьютере или сервере программным обеспечением. Выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой системы находится в компетенции руководства организации.

Информационное содержание регистрационной базы данных

Разработчиками нормативно-методических документов по ДОУ, после неудачного внедрения единой автоматизированной контрольной системы (в составе УСОРД) в начале 1980-х гг., признано нецелесообразным вводить единую, строго регламентированную форму входного формата документной поисковой системы.

Вместе с тем, исходя из необходимости обеспечить совместимость, понятность и полноту информационного содержания регистрационных массивов, в ГСДОУ определен состав обязательных показателей, которые должны быть введены в качестве информационно-поисковых признаков документа, и правила заполнения этих показателей:

 

Реквизиты

 

Пояснения по заполнению

 

Автор (корреспондент)

 

При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) - автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) - корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации.

 

Название вида документа

 

Заполняется в соответствии с названием вида регистрационного документа. При регистрации писем графа может не заполняться.

 

Дата документа

 

Дата, присвоенная документу организацией-автором. Записывается арабскими цифрами по русскому или европейскому стилю.

 

Индекс документа

 

Индекс, присвоенный документу организацией-автором, переносится с поступившего или отправляемого документа.

 

Дата поступления

 

Дата переносится из отметки о регистрации (регистрационного штампа).

 

Индекс поступления

 

Индекс переносится из отметки о регистрации поступившего документа. После исполнения дополняется номером дела по номенклатуре и другими индексами по соответствующим классификаторам.

 

Заголовок документа (краткое содержание)

 

Переносится заголовок, сформулированный на документе. При его отсутствии формулируется исходя из основного содержания документа.

 

Резолюция

 

Переносится с документа основное содержание поручения, автор и дата резо­люции, исполнитель. При устном поручении - формулируется составителем РКК.

 

Срок исполнения

 

Проставляется арабскими цифрами. При регистрации отправляемого документа записывается дата ожидаемого ответа.

 

Отметка об исполнении

 

Дата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу с указанием даты или срока исполнения.

 

Отметка о направлении документа в дело

 

Указывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись ответственного исполнителя.

 

Страницы: 1 2 3

Рубрика: Документооборот ·