Подсчет и организация документооборота

Подсчет и организация документооборота

Структура баз данных документального фонда организации

Регистрация документов

Для обеспечения эффективного пользования информацией при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию практически обо всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.

Главное назначение регистрации - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. Если поступивший документ не зарегистрирован и таким образом не подтвержден факт его поступления, организация как бы не берет на себя ответственность за него.

В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях:

  1. распорядительные,
  2. кадровые,
  3. плановые,
  4. отчетные,
  5. устно-статистические,
  6. учебные,
  7. финансовые,
  8. бухгалтерские и др.

Регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц. На базе регистрационных данных строится учет документов, поиск и контроль исполнения.

Места регистрации документов

Регистрация документов осуществляется на основе централизованной, децентрализованной или смешанной системы обработки документов.

Выбор типа организации системы зависит от объема обрабатываемых документов, территориального размещения подразделений учреждения, фирмы и технической оснащенности службы документационного обеспечения.

Централизованная система предполагает концентрацию всех стадий, процедур и операций по обработке и хранению документов в единой для учреждения, фирмы службе ДОУ.

При смешанной системе одна часть стадий (например, прием документов, их отправка, контроль за исполнением, ознакомление с документами персонала и др.) осуществляется централизованно, а другая (регистрация документов, их распределение по исполнителям, хранение) - децентрализовано по структурным подразделениям учреждения, фирмы и выполняется секретарями и лицами, ответственными за обработку документов этих подразделений.

В территориально раздробленном учреждении применяется децентрализованная система, при которой все стадии рассредоточены по структурным подразделениям или филиалам.

Документирование информации, исполнение и использование документов всегда выполняется децентрализовано в структурных подразделениях руководителями и специалистами-исполнителями.

Регистрация документов производится, децентрализовано по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения, например:

  1. приказы по основной деятельности регистрируются в службе ДОУ;
  2. приказы по кадрам - в отделе кадров;
  3. бухгалтерская документация - в бухгалтерии;
  4. учебная документация - в учебной части;
  5. переписка может регистрироваться по структурным подразделениям и (или) в службе ДОУ и т.д.

Вместе с тем децентрализация также должна основываться на единой системе регистрационных индексов, единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистрационных данных, естественно, с соблюдением всех положений по конфиденциальности информации.

Рекомендуется составлять список документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ и сразу передаваемых в соответствующие службы, и документов, не регистрируемых вообще из-за их малой значимости.

Часто составляется и утверждается руководителем организации единый список (перечень), например, рекомендуемый Минобразования России:

 

Образец составления Перечня нерегистрируемых документов

 

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

________К.М. Осипов

20 марта 2002 г.

 

ПЕРЕЧЕНЬ

нерегистрируемых документов

 

 

1. Периодические издания (газеты, журналы, брошюры, книги).

2. Рекламные извещения, плакаты, проспекты.

3. Копии счетов на оплату.

4. Первичная документация бухгалтерского учета (авизо).

5. Поздравительные письма, телеграммы и открытки.

6. Пригласительные билеты.

Индексация документов

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год.

В комплексе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. В дополнение к порядковому номеру с целью облегчения поиска указывают код места исполнения и хранения документа, принадлежности его к определенному вопросу, территории, периоду, корреспонденту, лицу и т.д.

Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам, например:

  1. бухгалтерские балансы,
  2. протоколы,
  3. наряды и др.,

служит только порядковый номер в пределах регистрируемого массива.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного смыслового буквенного индекса.

Так, при регистрации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например:

  1. И-221,
  2. К-212,
  3. А-213 и т.д.

При регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой, например:

  1. 18-К,
  2. 107-К и т.д.

К приказам по вопросам управления кадрами относятся:

  1. приказы о приеме на другую работу,
  2. о предоставлении отпусков,
  3. обо всех видах поощрений и увольнении,

т.е. те, на основании которых вносятся записи в трудовые книжки сотрудников;

При регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно дополнить буквой П, например:

  1. 74-П,
  2. 38-П и т.д.

Индекс документов, составленных несколькими организациями, например договоров, совместных постановлений, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в заголовочной части документа.

Страницы: 1 2 3

Рубрика: Документооборот ·