Подсчет и организация документооборота

Подсчет и организация документооборота

Подсчет документооборота и его задачи

В целях определения:

  1. условного объема обрабатываемой документной информации;
  2. интенсивности труда сотрудников;
  3. составления Табеля документов;
  4. планирования мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления;
  5. технологической оснащенности процессов работы с документами;
  6. сезонной загрузки службы ДОУ и других аспектов

для государственных учреждений обязателен, а для других организаций рекомендуется подсчет числа полученных и созданных документов.

В течение последних десятилетий нормативно-методическими разработками Архивной службы рекомендуется запись результатов учета документов (и их копий) за год в виде простых дробей, где в числителе указывается количество документов, а в знаменателе количество их копий, например:

34/106.

При подсчете и анализе документооборота необходимо иметь в виду, что:

  1. сведения об объеме документооборота, как правило, занижены из-за несовершенной методики их сбора;
  2. сами по себе цифры, обозначающие количество документов, не могут характеризовать эффективность системы документооборота и управления в целом;
  3. сбору и анализу полученных сведений должна предшествовать постановка задач:
    1. с какой целью собираются сведения,
    2. какой хронологический период и какая глубина проведения учета необходимы,
    3. каково будет их дальнейшее использование.

Сведения об объеме документооборота зарегистрированных документов могут определяться по базам регистрации, количество экземпляров определяется примерно в соответствии со сложившейся практикой и при рассылке больше чем в два-три адреса - по спискам рассылки. Нерегистрируемые документы могут быть учтены только при физическом их подсчете в делах.

Для определения динамики изменения физических объемов документопотоков часто достаточно выборочного учета и экстраполяции полученных результатов. Итоги подсчетов вместе с аналитической справкой службы ДОУ доводятся до сведения руководства для принятия решений.

Выбор конкретных методик подсчета документооборота, единиц измерения, временной период, формы представления промежуточных результатов и итоговых сведений устанавливаются в инструкции по документационному обеспечению управления организации.

Проектирование рациональной системы документооборота

Оптимизация системы документооборота основывается на положениях, выработанных, как правило, практикой делопроизводства и научной организацией труда, например:

  1. исключение возвратного движения документов;
  2. однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;
  3. участие той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью обработки документа;
  4. различные операции должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;
  5. учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результат контроля и др. следует передавать в службу делопроизводства с помощью регистрационных карточек, электронных сообщений, бездокументными способами (устно, по телефону), исключая возвратное движение самих документов.

Современные методики организации документационного обеспечения как в «традиционном», т.е. бумажном, варианте, так еще более в компьютеризированном требуют четкой диспетчеризации документов, т.е. определения фиксированных путей прохождения документов. Это вполне достижимая задача, так как большинство документов проходят в офисах вполне определенные пункты и этапы обработки. Остается, пользуясь Табелем документов как отправной точкой, выявить эти этапы, оценить их с точки зрения целесообразности, необходимости и обязательности и закрепить наиболее оптимальный порядок движения документов внутри организаций в схемах, разрабатываемых службой делопроизводства и его компьютеризации, и утверждаемых руководством организаций.

В схемы должны быть включены все, в том числе и компьютерные, пункты обработки документной информации и, если они поддаются нормированию, сроки прохождения и обработки документов.

Самостоятельные схемы рекомендуется разрабатывать для различных потоков и категорий документов:

  1. входящих,
  2. исходящих,
  3. внутренних,
  4. приказов по личному составу,
  5. приказов по основной деятельности и др.

 В эти схемы включаются, как правило, все этапы создания документов от момента написания черновика. 

Примерная технологическая карта документооборота

заседания Совета директоров фирмы

 

Очередность операций

 

Содержание операции

 

Исполнитель

 

1

 

Принять от секретарей материалы заседания  Начальник протокольной группы 

2

 

Сформировать проект протокола  Инспектор протокольной группы 

3

 

Распечатать проект  Инспектор протокольной группы 

4

 

Согласовать с участниками заседания зафиксированные тексты выступлений  Участники заседания, их секретари. Начальник протокольной группы 

5

Внести правку в контрольный экземпляр протокола Инспектор протокольной группы

6

Подписать протокол у председателя и секретаря заседания Начальник протокольной группы. Председатель заседания. Секретарь заседания

7

 

Размножить подписанный протокол  Технический сотрудник 

8

 

Заверить копии проставлением печати  Начальник протокольной группы 

9

 

Подготовить и подписать список на рассылку  Начальник протокольной группы 

10

 

Разослать оформленный протокол  Сотрудник экспедиции 

11

Подшить в дело экземпляр с подлинными подписями Архивариус

 

В случае утверждения руководством схемы движения документов приобретают нормативную силу.

Схемы движения документов должны предусматривать и возможные варианты движения документов, например: когда документ от руководителя поступает непосредственно исполнителю, минуя все другие инстанции; или передачу почтовых отправлений, имеющих пометку «лично», непосредственно из службы делопроизводства адресату, минуя все инстанции и этапы обработки.

Именно на основе такого подхода проектировались лучшие унифицированные системы документации, строятся технологии проектирования компьютеризированного документооборота.

Естественно, при реальном многообразии документов, создаваемых и обрабатываемых в офисе, подобная работа требует достаточно высокого уровня квалификации и значительных затрат труда и времени. Именно из-за этого обстоятельства разработка подобных схем в «традиционных», давно установившихся системах управления проводится редко, как правило, только под давлением обстоятельств. Хотя какие-то элементы обязательно присутствуют в инструкциях и регламентах по документационному обеспечению отдельных видов работ, например, коллегиальных органов управления, или специфических видов документов, например, ограниченного доступа, жалоб граждан и др.

Разработка детальных схем прохождения документов становится необходимой при разработке или адаптации компьютерной системы автоматизации документооборота.

Страницы: 1 2 3

Рубрика: Документооборот ·