Подготовка конфиденциальных дел и документов для уничтожения

Подготовка конфиденциальных дел и документов для уничтожения

В технологическом процессе уничтожения конфиденциальных документов, надобность в которых отпала или срок хранения которых истек, имеются некоторые особенности по сравнению с аналогичной стадией выполнения открытых документов и дел.

При уничтожении конфиденциальных материалов должен быть установлен порядок, исключающий возможность ознакомления с ними посторонних лиц.

Неполное уничтожение документов позволяет восстановить их текст и исключает возможность уничтожения материалов, не подлежащих включению в эту категорию. В ходе уничтожения подобных материалов угрозы их безопасности реализуются за счет:

  • подмены документов, выделенных для уничтожения или изъятия из документов и дел отдельных частей (листов, фотографий, образцов печатей, росписей);
  • ошибочного или умышленного выделения документов для уничтожения или фиктивное “уничтожение” ценных документов и дел;
  • неполного уничтожения документов, дел и носителей, дающего возможность восстановить их текст;
  • утраты (утери, кражи) документов и дел, выделенных для уничтожения.

Перечисленные факторы возникновения угроз могут стать контролируемыми, если соблюдаются следующие условия уничтожения документов, дел и носителей информации:

  • коллегиальность принятия решения об уничтожении документов, дел и самого процесса уничтожения;
  • документирование (актирование) подготовки к уничтожению и уничтожение документов и дел;
  • внесение комиссией отметок об уничтожении в акт и учетные формы только после фактического уничтожения документов и дел.

Уничтожение конфиденциальных документов и дел организуется службой КД. Состав подлежащих уничтожению документов письменно согласовывается с руководителями подразделений или направлений деятельности и санкционируется экспертной комиссией учреждения, фирмы. Процесс уничтожения документов, дел и других конфиденциальных материалов сопровождается оформлением акта, или акт при этом не оформляется.

Технологическая схема уничтожения конфиденциальных документов и носителей информации включает следующие процедуры:

  • подготовку документов, дел и носителей информации к уничтожению;
  • оформление акта на уничтожение;
  • уничтожение документов по акту;
  • уничтожение документов и носителей информации без составления акта.

Процедура подготовки документов, дел и носителей информации к уничтожению включает:

  • выделение документов, дел и носителей информации, подлежащих уничтожению по различным причинам;
  • получение письменного разрешения на уничтожение от руководителей структурных подразделений (направлений деятельности) учреждения, фирмы;
  • систематизацию документов, дел и носителей информации по способам документирования факта уничтожения.

С оформлением акта уничтожаются документы и дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео-аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы. Акт подписывают члены экспертной комиссии и утверждает первый руководитель учреждения, фирмы. С оформлением акта уничтожаются любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера, так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ.

При выполнении процедуры оформления акта на уничтожение документов проверяются следующие операции:

  • включение отдельной позицией в акт каждого отобранного к уничтожению традиционного документа или дела (тома), документа или дела на магнитном или ином техническом носителе;
  • оформление в акте итоговой записи, подписание итоговой записи сотрудниками, составившими акт;
  • проверка наличия и комплектности документов и дел, включенных в акт;
  • согласование акта с должностными лицами, подписание его членами экспертной комиссии и утверждение первым руководителем учреждения, фирмы.

В процедуру уничтожения документов по акту входят:

  • проверка специально назначаемой комиссией наличия документов, дел (томов), магнитных и других носителей, включенных в акт, их комплектности и соответствия записям в акте;
  • физическое уничтожение комиссией документов, дел, томов и носителей информации;
  • внесение в акт и учетные формы документов и носителей информации записи об уничтожении, проставление росписи членов комиссии.

Фактическое уничтожение документов и дел с истекшим сроком хранения производится только после утверждения описей дел постоянного и длительного срока хранения за соответствующий период времени.

Подписывать акт и вносить отметки об уничтожении в учетные формы до фактического уничтожения конфиденциальных материалов не допускается.

Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу. Магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и другими способами, исключающими возможность их восстановления.

Без составления акта уничтожаются испорченные бумажные и технические носители, черновики и проекты документов, внутренние описи документов, находящихся у исполнителя, и другие материалы, образовавшиеся при исполнении конфиденциальных документов.

В процедуру уничтожения документов и носителей информации без составления акта входят:

  • разрывание листов, разрушение магнитного или иного технического носителя в присутствии исполнителя или второго сотрудника службы КД;
  • накапливание остатков носителей в опечатываемом ящике (урне);
  • физическое уничтожение остатков носителей несколькими сотрудниками службы КД;
  • внесение отметок об уничтожении в учетные формы документов и носителей.

При выполнении процедур и операций уничтожения конфиденциальных документов, дел и носителей информации особое внимание обращается на коллегиальность осуществления этих действий и жесткое соблюдение последовательности процедур и технологии уничтожения.

После утверждения описей дел и документов постоянного срока хранения составляется акт о выделении дел и документов за соответствующий период к уничтожению, в который включаются отобранные ПДЭК для уничтожения дела, отдельные документы из дел и документы выделенного хранения. Акт может иметь следующую форму:

Страницы: 1 2

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·