Отправка конфиденциальных документов

Отправка конфиденциальных документов

Отправление конфиденциальных документов на другие предприятия производится в законвертованном виде.

Конверты (пакеты) должны быть светонепроницаемыми. Если они светопроницаемы, то вложения обертываются светонепроницаемой бумагой. Направляемые одному адресату документы помещаются в один пакет. В правом верхнем углу пакета проставляются: гриф конфиденциальности, соответствующий наивысшему грифу конфиденциальности документов, подлежащих вложению в пакет, ниже, при необходимости, пометка “Лично”. На пакете пишутся адрес и наименование предприятия-получателя, под которым перечисляются учетные номера документов, которые будут вложены в пакет (если документ отправляется с сопроводительным письмом, то на пакете проставляется только номер сопроводительного письма без указания номеров приложений). При направлении документов в двух и более экземплярах на пакете рядом с номером документа в скобках указываются номера экземпляров. Ниже проставляются адрес и наименование предприятия-отправителя. Для постоянных корреспондентов при большом объеме переписки целесообразно иметь пакеты с заранее воспроизведенными на них типографском способом адресами и наименованиями предприятий-получателей и отправителя. При необходимости на пакете в центре верхнего поля может проставляться пометка “Срочно”.

Перед помещением конфиденциальных документов в подготовленные пакеты проверяется соответствие данных на документах и пакетах, просчитывается количество листов и соответствие их учетным данным. При наличии сопроводительного письма проверяется, кроме того, соответствие названия, учетного номера, грифа конфиденциальности, номера экземпляра, количества листов приложения (с просчетом) записям в сопроводительном письме.

Со стороны клапана в пакет помещается прокладка.

Пакет заклеивается силикатным клеем и прошивается крест-накрест через середину нитками или металлическими скрепками с захватом всех клапанов, либо, если вложения нельзя прокалывать, через четыре края с тугим охватом краев вложений. Нитки завязываются в центре оборотной стороны пакета, на узел прошивки накладывается бумажная наклейка из папиросной или другой тонкой, но не расслаивающейся бумаги с оттиском каучуковой печати предприятия. Наклейка должна быть на 3-4 мм больше размера оттиска печати. Наклейка накладывается так, чтобы захватывала все клапаны пакета в середине, концы ниток не находились под наклейкой, а узел прошивки был ею закрыт. При прошивке металлическими скрепками бумажная наклейка накладывается на загнутые концы скрепок. Наклейка сверху покрывается тонким слоем силикатного клея, чтобы образовалась стекловидная прозрачная пленка. Размер пленки должен быть на 1-2 мм больше бумажной наклейки.

Пакеты с конфиденциальными документам могут доставляться через спецсвязь или почтовое отделение связи Министерства связи, либо, минуя их, непосредственно адресату. Возможно отправление пакетов и фельдъегерской связью. Пересылка пакетов фельдъегерской и специальной связью осуществляется на договорной основе.

Через почтовое отделение связи пакеты пересылаются ценными или заказными отправлениями в соответствии с почтовыми правилами. При этом виде отправления гриф конфиденциальности может проставляться на пакете не в правом верхнем углу, а рядом с номером документа аббревиатурой. Часть реквизитов на пакет допускается наносить маркировальной машиной.

При пересылке корреспонденции фельдъегерской или специальной связью составляется в необходимом количестве экземпляров реестр, последний экземпляр которого остается на предприятии. Передача пакетов осуществляется в соответствии с правилами этих служб связи.

Доставка конфиденциальных пакетов на другие предприятия минуя органы связи может осуществляться с разрешения руководителя предприятия сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства либо другим работником предприятия, допущенным к конфиденциальной информации, на служебном транспорте. Пакеты передаются по реестру или взамен разовой расписки, в которых, кроме подписи о получении пакетов, проставлена печать предприятия-получателя. Реестры и полученные расписки не должны иметь гриф конфиденциальности. Их валовая нумерация производится раздельно в течении года.

Об отправленных документах производятся соответствующие отметки в учетных формах: в журнале учета изданных документов в графах 12-14, в журнале учета документов выделенного хранения в графах 8-10. При этом, если документ отправлен без сопроводительного письма, в графе 1 “Наименование, номер и дата сопроводительного документа” пишется “реестр”, “расписка”, “квитанция”, если с сопроводительным письмом - “сопроводительное письмо” с проставлением номеров и дат этих документов.

Если по каким-либо причинам отправлен документ (или часть его), зарегистрированный в журнале учета поступивших документов, то отметка об отправлении проставляется в графе 14 (Примечание) журнала. В ней указываются количество отправленных листов, куда они направлены, наименование, номер и дата сопроводительного документа, например: «3 листа, отправлены в АООТ «Изумруд» по реестру № 6 от 24.01.2001».

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·