Основные документы управления

Основные документы управления

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

  1. Организационно - правовые документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
  2. Распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
  3. Документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
  4. Финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
  5. Информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.).

Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы вышестоящих органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД).

Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

 В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъективных (требования руководителя предприятия или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

 Часть документов ОРД, мало используемых на практике или имеющих незначительные отличия от других, не рассматривается в данной лекции.

Например, такие документы, как распоряжения и решения оформляются аналогично приказам, меняется лишь реквизит “название вида документа” и в тексте, вместо слова “ПРИКАЗЫВАЮ”, употребляются слова “ПРЕДЛАГАЮ” или “ОБЯЗЫВАЮ” для распоряжений и “РЕШИЛ” или “РЕШИЛИ” для решений.

Распоряжения издаются, как правило, по оперативным административно-хозяйственным вопросам руководителем предприятия или его заместителями,

Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров, общего собрания и т. п.), составляемый по производственным вопросам.

 Образцы оформления распоряжений и решений даны на рис. 1,2.

 Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу (см. материалы лекции «Общие правила оформления управленческих документов»).

Оформляющая часть практически во всех документах одинакова. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно следует указывать юридический адрес предприятия, на внутренних документах он не указывается. Усвоив последовательность расположения и правила составления реквизитов одного вида документа, несложно составить другой. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.

 121

  Рис. 1 Образец распоряжения

 

122 

Рис. 2 Образец Решения

Рубрика: Документооборот ·