Организация конфиденциального делопроизводства

Организация конфиденциального делопроизводства

Организация конфиденциального делопроизводства означает создание необходимых условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними и предотвращения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации.

Организация конфиденциального делопроизводства включает создание подразделения, обеспечивающего изготовление, учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов, установление его статуса, структуры, численного и должностного состава, разработку положения о подразделении и должностных инструкций сотрудников, выделение для подразделения служебного помещения, обеспечение необходимых условий труда, разработку или приобретение нормативных документов и методической литературы по организации и ведению конфиденциального делопроизводства, создание постоянно действующей экспертной комиссии, оформление допуска сотрудников к коммерческой тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами.

Конфиденциальное делопроизводство в силу небольшого по сравнению с открытым делопроизводством объема документов и в целях обеспечения условий для сохранности и конфиденциальности документов должно быть централизованным, т.е. сосредоточенным в едином подразделении предприятия.

Подразделение конфиденциального делопроизводства может быть самостоятельным структурным подразделением предприятия, подчиненным непосредственно руководителю предприятия, или входить в состав других подразделений, как правило, осуществляющих защиту конфиденциальной информации: службу безопасности, службу защиты информации и др.( В дальнейшем - служба безопасности.)

Наименование подразделения конфиденциального делопроизводства, его статус и, при необходимости, структуру определяет руководитель предприятия, исходя из объема конфиденциального делопроизводства и общей структуры предприятия.

Подразделение конфиденциального делопроизводства является составной частью системы защиты коммерческой тайны, органом, осуществляющим, координирующим и контролирующим работу с конфиденциальными документами. Оно должно рассматриваться как структурное подразделение, непосредственно участвующее в основной деятельности предприятия.

Численный состав сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства должен определяться объемом выполняемой работы с учетом норм времени на ее выполнение.

Поскольку государственных нормативов времени на работы, связанные с конфиденциальным делопроизводством, нет, следует использовать государственные нормативы времени, установленные для открытого делопроизводства, например: «Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию», утвержденные постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17-42 (изданы в 1988 г.), «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления», утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994г. № 72 (изданы в 1995г.) и др. Как показывает практика, содержащиеся в названных и других документах нормативы применительно к конфиденциальному делопроизводству должны быть увеличены в среднем примерно на 20-25%, что вызывается большим количеством и большей сложностью операций с конфиденциальными документами.

Обоснованное определение численности сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства на основе нормирования их труда обеспечивает оптимальную загрузку сотрудников, что влечет за собой повышение оперативности и качества работы.

Должностной состав сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства должен определяться характером и сложностью выполняемой работы. Для более многообразной и более сложной работы следует устанавливать и более высокие должности. При определении должностей следует руководствоваться «Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» (ОК 01694), регламентирующим наименования должностей, а также использовать «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998г., в котором содержатся квалификационные требования к должностям.

При незначительном объеме конфиденциального делопроизводства специальное подразделение конфиденциального делопроизводства может не создаваться. В этом случае издание, обработка и хранение конфиденциальных документов возлагается на специально назначенных приказом руководителя предприятия нескольких или одного сотрудника других подразделений, как правило, службы безопасности. На этих лиц распространяются все задачи, функции, права и ответственность, возлагаемые на подразделение конфиденциального делопроизводства.

Если ведение конфиденциального делопроизводства возложено на одного сотрудника, то для выполнения отдельных делопроизводственных операций, в которых требуется участие двух лиц (проверки наличия, уничтожение документов) необходимо привлекать (лучше на постоянной основе) второго сотрудника данного или другого подразделения, имеющего доступ к этим документам. Такое привлечение оформляется приказом по предприятию.

Следует подчеркнуть, что в целях более надежного обеспечения сохранности и конфиденциальности документов на подразделение конфиденциального делопроизводства или на специально выделенных для ведения конфиденциального делопроизводства сотрудников должны быть возложены все операции по печатанию, учету, размножению, хранению, передаче, отправлению, систематизации, проверке наличия и уничтожению конфиденциальных документов. Функции исполнителей и пользователей конфиденциальных документов в сфере изготовления и обработки документов ограничиваются подготовкой документов и их исполнением.

Страницы: 1 2

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·