Организация исполнения конфиденциальных документов

Организация исполнения конфиденциальных документов

В соответствии с утвержденным положением о разрешительной системе доступа к конфиденциальной информации после учета документов осуществляется их рассмотрение и передача для исполнения.

При большом объеме поступающих документов целесообразно осуществлять их предварительное рассмотрение и распределение по уровням принятия решений по ним.

С этой целью разрабатывается Перечень поступивших документов, направляемых на исполнение без доклада руководителю предприятия. В этом перечне полномочия по принятию решений по исполнению документов делегируются на соответствующий уровень управления. В перечень включаются конкретные наименования поступающих документов, имеющих, как правило, типовой и повторяющийся характер, которые адресуются заместителям руководителя предприятия, руководителям подразделений или непосредственным исполнителям без рассмотрения этих документов руководителем предприятия.

Перечень может иметь следующую форму:

 

№ п/п

Наименования адресуемых документов

И., О., фамилия лица, которому адресуются документы

И., О., фамилии лиц, которым адресуются документы при временном отсутствии основных адресатов

1

2

3

4

 

Разработку перечня целесообразно возлагать на постоянно действующую, экспертную комиссию. При подготовке перечня необходимо учитывать требования Положения о разрешительной системе доступа к конфиденциальной информации в части обеспечения правомерности доступа к документам в процессе делегирования полномочий по их рассмотрению.

Перечень подписывается председателем и членами ПДЭК и вводится в действие приказом руководителя предприятия.

В приказе определяется и должностное лицо, которому предоставляется право адресования документов, включенных в перечень. Им может быть руководитель подразделения конфиденциального делопроизводства, руководитель службы безопасности или помощник (референт) руководителя предприятия. Это лицо в соответствии с перечнем лишь адресует документы без указания порядка и сроков их исполнения, поскольку при адресовании документов руководителям различных уровней эти руководители в резолюции определяют характер и сроки исполнения документов, а при адресовании документов непосредственным исполнителям последние знают, что нужно сделать по исполнению документа и в какие сроки, т.к. такие документы являются типовыми и характер их исполнения однотипен.

Перечень позволяет сократить путь и время движения документов до непосредственных исполнителей, а следовательно, ускорить процесс их исполнения, освободить руководителей различного ранга от рассмотрения вопросов, которые могут быть решены непосредственными исполнителями документов, уменьшить трудозатраты на рассмотрение, исполнение и обработку документов, обеспечить выполнение требований разрешительной системы доступа к поступившим документам.

Не включенные в перечень документы, подлежащие рассмотрению непосредственно руководителем предприятия, передаются ему под подпись» в «Журнале передачи конфиденциальных документов», если они не рассматриваются в присутствии сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственного за их учет. Журнал имеет следующие графы:

 

Номер документа

Количество листов

Подпись за получение и дата

Подпись за возврат и дата

1

2

3

4

 

При одновременном получении и возврате нескольких документов может проставляться одна подпись за все документы.

Если часть документов, рассматриваемых в присутствии сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, остается у руководителя, то в журнал передачи конфиденциальных документов вносится только эта часть.

После рассмотрения и написания резолюций на документах они, как и документы, адресованные исполнителям в соответствии с перечнем документов, адресуемых без рассмотрения руководителем предприятия, а также требующие исполнения внутренние документы передаются исполнителям под подпись в графе 10 журнала учета поступивших документов с заполнением граф 8-9, (Графа 9 включена в журнал учета поступивших документов потому, что исполнителю могут выдаваться не все листы, проставленные в графах 6-7, а лишь часть из них.) документы выделенного хранения под подпись в карточке учета выдачи конфиденциального документа выделенного хранения, изданные внутренние документы под подпись в графе 8 журнала учета изданных документов с заполнением граф 6-7, при этом в графе 5 делается прочерк.

Если исполнителей несколько, то документ в первую очередь передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции, а при отсутствии указания - поставленному в резолюции первым.

При получении документа исполнитель должен проверить соответствие учетного номера документа и количества его листов (с пересчетом) записям в учетных формах.

Если в процессе исполнения документа выявится, что исполнителю требуется лишь часть документа, то документ полностью сдается в подразделение конфиденциального делопроизводства с погашением подписи исполнителя за получение и исполнителю под новую расписку в учетных формах выдается необходимая ему часть документа.

Передача документов между исполнителями должна производиться через подразделение конфиденциального делопроизводства или (при возврате в течение рабочего дня) по разовой расписке.

При карточном способе учета при изменении местонахождения документа в контрольном журнале карандашом проставляется новое местонахождение документа, а карточка перемещается в соответствующую ячейку картотеки.

Если документ одновременно выдается по частям нескольким исполнителям, то при карточном способе учета подписи за получение документа проставляются на основной карточке, которая ставится в ячейку картотеки по фамилии одного из исполнителей, в ячейки остальных исполнителей помещаются сигнальные карточки, которые могут быть либо дубликатом основной карточки с указанием количества листов (экземпляров), выданных исполнителю, либо лишь содержать сведения об учетном номере документа, фамилии соответствующего исполнителя, количестве полученных им листов (экземпляров)

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·