Организация конфиденциального документооборота

Организация конфиденциального документооборота

Понятие и принципы организации конфиденциального документооборота.

Коммерческая тайна прямо связана с коммерческой деятельностью, является необходимым условием ее существования.

Коммерческая деятельность имеет длительную историю. Слово «коммерция» происходит от латинского «commercum» и в переводе означает торговлю. Первоначально этот термин употреблялся в буквальном смысле, в том числе и в России. Например, с 1717 по 1823 г. г. вопросами торговли в Российской империи ведала Коммерц-коллегия, почетный титул «советник коммерции» присваивался только купцам. Однако с развитием торгово-промышленной деятельности понятийное значение этого слова расширялось, оно, наряду с торговой, стало охватывать и промышленную сферу, а с развитием кредитных отношений и страхования соответственно финансовую (банковскую) и страховую деятельность. В этой связи характерно, что упомянутая Коммерц-коллегия с 1811 г. стала подчиняться министру финансов, а существовавшие в России средние учебные заведения - коммерческие училища (первое открыто в 1773 г.) готовили специалистов для торгово-промышленной деятельности.

В современном понимании коммерческая деятельность не привязывается к какой-либо определенной сфере. Она охватывает любую деятельность - промышленную, торговую, финансовую, научно-исследовательскую и др.

Синонимом коммерческой деятельности является предпринимательская деятельность.

Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации, предпринимательская деятельность - это «самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг лицами, зарегистрированными в этом качестве в установленном порядке».

Следовательно, коммерческими предприятиями являются те, для которых извлечение прибыли является основной целью деятельности. Ими могут быть как частные, так и государственные, а также муниципальные предприятия.

Предпринимательскую деятельность могут осуществлять и некоммерческие предприятия, т. е. такие, которые в качестве основной цели имеют не извлечение прибыли, а достижение общественных благ: социальных, культурных, образовательных, здравоохранительных, благотворительных и др. Однако такие предприятия могут осуществлять предпринимательскую деятельность лишь постольку, поскольку это служит достижению целей, ради которых они созданы, и соответствующую этим целям.

Отличительным признаком коммерческой деятельности является соизмерение затрат и результатов работы, получение максимальной прибыли.

Еще одной отличительной особенностью коммерческой деятельности является то, что она, как правило, осуществляется в условиях конкуренции, соперничества, борьбы предприятий за получение выгод, преимуществ по сравнению с предприятиями аналогичного профиля.

Коммерческая деятельность может осуществляться и при отсутствии конкурента, при монопольном положении предприятия в той или другой сфере деятельности, однако это скорее исключение, чем правило. Правилом же является то, что конкурентная борьба - спутник коммерческой деятельности и условие выживания коммерческих предприятий. Отсюда - стремление сохранить в секрете от конкурента (соперника) те приемы и особенности своей деятельности, которые обеспечивают преимущество над конкурентом, отсюда и стремление конкурентов выявить эти секреты, что бы использовать их в своих интересах.

Получение, использование, разглашение таких секретов без согласия их владельцев Законом РСФСР «О конкуренции и ограничении монополистической деятельности на товарных рынках» отнесены к одной из форм недобросовестной конкуренции, называемой промышленным шпионажем.

Защищаемые секреты коммерческой деятельности получили название коммерческой тайны.

Понятие коммерческой тайны также имеет свою историю.

В мировой практике сначала применялись термины «промышленная тайна», «торговая тайна», «тайна кредитных отношений», т. е. название тайны увязывалось с конкретной сферой деятельности. Российский юрист В. Розенберг сделал попытку объединить эти названия в одном - «промысловая тайна» и даже выпустил в 1910г. одноименную книгу. Однако этот термин не прижился. И в Российской империи и за рубежом окончательно утвердился термин «коммерческая тайна», объединяющий тайну любой деятельности, имеющей целью извлечение прибыли.

Со второй половины XIX в. появляются и различные определения понятия коммерческой тайны, в первую очередь, в сфере уголовного и гражданского законодательства. Например, немецкое законодательство определяло коммерческую тайну как тайну технических процессов изготовления продукции и тайну операций по ее сбыту или, как выражались более высоким языком, тайну производства благ и тайну их распределения.

В России по Уголовному уложению 1903 г. под коммерческой тайной понимались особые употребляемые или предполагаемые к употреблению приемы производства, а в другой редакции - индивидуальные особенности процессов производства и торговли. Тайна процессов производства классифицировалась тайной имущественной, а торговли - тайной деловой.

Раскрыть сущность коммерческой тайны пробовали и в научной литературе. Ученые Германии коммерческую тайну определяли как все свойственные данному предприятию особенности, индивидуальные детали деятельности. Во Франции коммерческую тайну рассматривали, как «такой прием, способ, особое приготовление, которые ранее не применялись и держать которые в тайне представляет для владельца интерес как возможность получить особую выгоду от своего труда». Упоминавшийся В. Розенберг рассматривал коммерческую тайну как тайну индивидуальных особенностей купечески организованного производства, тайну индивидуальных проявлений труда.

Различное толкование понятия «коммерческая тайна» продолжается до сих пор. Среди множества существующих вариантов наиболее емкое ее определение сформулировано так:

Коммерческая тайна - это «информация, включающая формулу, состав, комбинацию, программу, приспособление, метод, технику или процесс, которая: (1) имеет самостоятельную экономическую стоимость (используемую или потенциальную) благодаря тому, что не является общеизвестной или доступной людям, которые могут использовать ее в коммерческих целях, и (2) является объектом разумных при данных условиях усилий по ее защите».

(Практика защиты коммерческой тайны в США. Руководство по защите Вашей деловой информации. - М.: Крокус интернешил, 1990, с. 28-29.)

В России в ноябре 1917 г. коммерческая тайна была отменена. Во время НЭПа она получила неофициальный «ренессанс», но в дальнейшем использовалась лишь внешнеторговыми предприятиями СССР при контактах с другими странами, однако отечественной законодательной основы под этим не было. Прекратилась и научная деятельность в этой области.

Возрождение во второй половине 80-х г. г. предпринимательской деятельности повлекло за собой разработку связанных с ней нормативных документов, в том числе касающихся коммерческой тайны. В первую очередь потребовалось сформулировать определение коммерческой тайны. Такое определение было сделано в Законе «О предприятиях в СССР». В нем сказано: «Под коммерческой тайной предприятия понимаются не являющиеся государственными секретами сведения, связанные с производством, технологической информацией, управлением, финансами и другой деятельностью предприятия, разглашение (передача, утечка) которых может нанести ущерб его интересам».

В Гражданском кодексе Российской Федерации изложены основания отнесения информации к коммерческой тайне: «Информация составляет … коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности».

22 января 1999 г. Государственная Дума приняла Федеральный закон «О коммерческой тайне». 10 февраля 1999 г. Закон одобрен Советом Федерации, но не подписан Президентом РФ. Отдельные положения этого Закона (В дальнейшем - проект Закона «О коммерческой тайне».), которые по всей вероятности найдут отражение в его окончательном варианте, считаю возможным и целесообразным использовать при рассмотрении некоторых вопросов.

В частности, это касается и определения коммерческой тайны. Оно сформулировано следующим образом: «Информация, составляющая коммерческую тайну (далее также - коммерческая тайна), - научно-техническая, технологическая, коммерческая, организационная или иная используемая в экономической деятельности информация, в том числе ноу-хау, которая обладает действительной или потенциальной коммерческой ценностью в силу ее неизвестности третьим лицам, которые могли бы получить выгоду от ее разглашения или использования, к которой нет свободного доступа на законном основании и по отношению к которой принимаются адекватные ее ценности правовые, организационные, технические или иные меры охраны».

Нетрудно заметить, что в этом определении явно прослеживается стремление «состыковаться» с Гражданским кодексом Российской Федерации. В то же время в своей содержательной части данное определение преследует цель не столько раскрытия сущности и отличительных особенностей коммерческой тайны, сколько установления правовых оснований для привлечения к ответственности лиц, виновных в разглашении или несанкционированном использовании сведений, составляющих коммерческую тайну. Установление таких оснований в Гражданском кодексе совершенно правомерно, но перенесение их в определение понятия лишь запутывает само понятие.

Действительно, разве не очевидно, что информация, составляющая коммерческую тайну, должна обладать коммерческой ценностью, быть неизвестной третьим лицам и охраняться, не говоря уже о содержащихся в определении сопутствующих этим положениям деталях? Нужно ли перечислять виды информации, заканчивая словами «или иная», не проще ли объединить все это одним словом «любая»? Выражение «к которой нет доступа на законном основании» имеет отношение к критериям и условиям отнесения информации к коммерческой тайне, а не к сути коммерческой тайны.

Поскольку определение любого понятия должно устанавливать его сущность, в определении понятия «коммерческая тайна» необходимо отразить следующие ее сущностные параметры:

  1. области (сферы) деятельности, в которых может быть информация, составляющая коммерческую тайну;
  2. кто определяет состав информации, относимой к коммерческой тайне;
  3. на кого возложена защита коммерческой тайны;
  4. чьи интересы обеспечивает режим коммерческой тайны.

Из законов «О предприятиях в СССР», «О предприятиях и предпринимательской деятельности» и проекта Закона «О коммерческой тайне» следует, что информация, составляющая коммерческую тайну, может быть в любой сфере предпринимательской деятельности, определять состав такой информации и защищать ее должен обладатель (собственник) информации в собственных интересах. Государство лишь гарантирует право на коммерческую тайну и берет на себя обязательство обеспечивать судебную защиту этого права.

С учетом изложенного, определение коммерческой тайны можно сформулировать следующим образом:

«Коммерческая тайна - вид тайны, включающий информацию, устанавливаемую и защищаемую ее обладателем в любой сфере его коммерческой деятельности, доступ к которой ограничивается в интересах обладателя информации».

Согласно проекту Закона «О коммерческой тайне», обладатель коммерческой тайны - физическое или юридическое лицо, обладающее на законном основании информацией, составляющей коммерческую тайну, и соответствующими правами в полном объеме.

Информация, составляющая коммерческую тайну, не существует сама по себе. Она отображается в различных носителях, которые могут ее сохранять, накапливать, передавать. С их помощью осуществляется и использование информации.

В ГОСТ 50922-96 «Защита информации. Основные термины и определения» содержится следующее определение носителя:

«Носитель информации - физическое лицо или материальный объект, в том числе физическое поле, в которых информация находит свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов».

Из этого определения следует, во-первых, что материальные объекты - это не только то, что можно увидеть или потрогать, но и физические поля, а также мозг человека, во-вторых, что информация в носителях отображается не только символами, т. е. буквами, цифрами, знаками, но и образами в виде рисунков, чертежей, схем, других знаковых моделей, сигналами в физических полях, техническими решениями в изделиях, техническими процессами в технологии изготовления продукции.

Таким образом, коммерческая тайна является своего рода собирательным понятием, включающим различные носители с соответствующей информацией, и защита коммерческой тайны в итоге сводится к защите ее носителей.

Типы материальных объектов как носителей информации различны. Ими могут быть магнитные ленты, магнитные и лазерные диски, фото-, кино-, видео- и аудиопленки, различные виды промышленной продукции, технологические процессы и др. Но наиболее массовым типом являются носители на бумажной основе. Информация в них фиксируется рукописным, машинописным, электронным, типографским способами в форме текста, чертежа, схемы, рисунка, формулы, графика, карты и т. п. В этих носителях информация отображается в виде символов и образов. Такая информация Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» отнесена к разряду документированной информации и представляет собой различные виды документов.

Документы, содержащие информацию, составляющие коммерческую тайну, принято называть конфиденциальными документами, а процессы изготовления таких документов и организацию работы с ними - конфиденциальным делопроизводством.

Организация и технология конфиденциального делопроизводства не регламентированы государственными нормативными актами. Их должен определять обладатель конфиденциальных документов, учитывая специфику деятельности предприятия. Однако при этом ему необходимо руководствоваться определенными нормами и правилами работы с конфиденциальными документами, обеспечивающими нужный уровень функционирования предприятия, сохранность документов и конфиденциальность содержащейся в них информации.

В данном курсе лекций на основе требований к защите коммерческой тайны и опыта работы автора в области защищенного делопроизводства с достаточной полнотой раскрываются все вопросы, связанные с созданием и обработкой конфиденциальных документов, изготовленных на естественном языке на различных бумажных носителях. Вместе с тем излагаются и необходимые методы и мероприятия по обеспечению ограниченного доступа к документам.

Структура курса отражает последовательность этапов работы с конфиденциальными документами. Изложенные положения базируются на рациональной технологии делопроизводства, оптимизации видов учета и минимизации состава учетных форм документов, соблюдении персональной ответственности за сохранность документов и обеспечении конфиденциальности содержащихся в них сведений.

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·