Оформление реквизитов служебного письма

Оформление реквизитов служебного письма

Обязательными реквизитами служебного письма являются:

- реквизиты бланка:

-  наименование организации,

-  справочные данные об организации,

-  дата письма,

-  регистрационный номер,

-   ссылка на дату и номер поступившего документа,

-  адресат;

-  заголовок к тексту (при необходимости);

-  текст;

-  отметка о наличии приложения;

-  подпись;

-  отметка об исполнителе.

На бланке служебного письма может также присутствовать изображение герба:

-  Государственного герба Российской Федерации,

-  Герба субъекта Российской Федерации,

-  Герба муниципального образования,

или:

-  изображение эмблемы организации,

-  товарного знака

-  знака обслуживания.

Государственный герб Российской Федерации. Описание Государственного герба Российской Федерации и порядок его официального использования установлены Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ.

В соответствии с законом установлено 3 варианта изображения Государственного герба на бланках документов:

-  многоцветный вариант,

-  одноцветный вариант на геральдическом щите,

-  одноцветный без геральдического щита.

Герб субъекта Российской Федерации и герб муниципального образования:

Размещают на бланках документов в соответствии с законодательством и иными правовыми актами субъектов Российской Федерации:

-  законами,

-  уставами,

-  конституциями и др.

и, соответственно:

-  муниципальных образований.

Как правило, помещать изображение герба на бланках документов имеют право органы представительной и исполнительной власти, а также организации их подчинения.

Эмблему, товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках в соответствии с уставом или положением об организации.

Порядок разработки, регистрации и использования эмблем, товарных знаков (знаков обслуживания) установлен Законом РФ: «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товара» от 23 сентября 1992 г. №3520-1.

Наличие у организации эмблемы, товарного знака (знака обслуживания) должно быть зафиксировано в учредительных документах.

Эмблему (товарный знак, знак обслуживания) не воспроизводят, если на бланке помещен герб Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования.

На бланке эмблема (товарный знак, знак обслуживания) размещается на верхнем поле документа,

Наименование организации указывается на бланках писем в полном соответствии с учредительными документами организации (учредительным договором, уставом или положением).

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.

Наименования на русском и национальном языках размещают на одном уровне: наименование на русском языке рекомендуется размещать слева, а национальном - справа, если в нормативных актах субъектов Российской Федерации не установлен иной порядок.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Дата документа оформляется цифровым способом в следующей последовательности:

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если они являются автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаге.
В этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления.

Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. Наименования организаций, занимающих равное положение, располагают на одном уровне.

Справочные данные об организации включают:

-  почтовый адрес;

-  номера телефонов, код по ОКНО или ОКОГУ;

-  код по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации:

-  номера факсов

-  телексов,

-  счетов в банке,

-  ИНН - индивидуальный номер налогоплательщика

-  адрес электронной почты и др.

Дата документа оформляется цифровым способом в следующей последовательности:

-  День месяца,

-  месяц,

-  год:                                              10.04.2001

или словесно-цифровым способом:

10 апреля 2001 г.

Допускается оформлять дату в обратной последовательности - год, месяц, число:

2001.04.10.

Реквизит «Дата документа» входит в состав реквизитов бланка, причем на бланке при его изготовлении отмечается лишь место для проставления даты на одном уровне с реквизитом «Регистрационный номер».

08.12.2001                        №____

Регистрационный номер документа —цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрация документа — запись необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

Регистрационный номер документа входит в состав реквизитов бланка, проставляется на одном уровне с датой документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа проставляется в случае, если письмо является ответом на поступивший документ. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от информации вспомогательного, справочного характера.

Реквизит оформляется в верхнем правом углу при угловом расположении реквизитов бланка и справа под реквизитами бланка при их продольном расположении.

Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае реквизит «Адресат» оформляется следующим образом:

Президенту ЗАО

«Ломоносовский фарфоровый

завод»

В.И. Петрову

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Документ может быть адресован в организацию или в конкретное структурное подразделение; наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

ОАО Нефтяная компания

«ЛУКОЙЛ»

или:

Минюст России

Управление систематизации

законодательства

Допускается адресовать документ руководителю структурного подразделения или конкретному работнику, например:

Государственный университет

управления

Институт информационных систем

управления

Зав. кафедрой документоведения и

документационного обеспечения

управления

проф. В.А. Кудряеву

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес:

Государственный университет

Управления

Рязанский пр-т, 99,

Москва, 109542

В соответствии с «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными постановлением Правительства РФ от 26 сентября 2000 г. №725, установлена следующая последовательность элементов почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:

-  наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество физического лица);

-  название улицы, номер дома, номер квартиры;

-  название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

-  название области, края, автономного округа (области), республики;

-  страна (для международных почтовых отправлений);

-  почтовый индекс.

В этом же порядке должен указываться адрес получателя в документах.

Почтовый адрес не указывают:

-  при направлении документа в высшие органы государственной власти и управления:

-  Президенту РФ,

-  Правительству РФ,

-  в Высший Конституционный Суд и др.,

-  в вышестоящую организацию,

-  в подведомственные организации:

-  филиалы,

-  отделения,

-  представительства),

-  постоянным корреспондентам.

При адресовании документа физическому лицу указывают сначала почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

301264, Тульская обл.,

Киреевский р-н, г. Липки,

ул. Садовая, д. 5, кв. 12

И.П. Калинину

Заголовок к тексту - это краткое содержание документа.

Заголовок составляется ко всем документам, за исключением писем небольшого объема.

Заголовок служебного письма должен отвечать на вопрос «о чем?»:

О проведении семинара

Об оказании научно-технической помощи

О невыполнении условий договора

Наличие заголовка сокращает время обработки документа при его регистрации. Отметка о наличии приложения
- реквизит используется в сопроводительных письмах, Отметка о наличии приложения размещается непосредственно под текстом. Если документ-приложение назван в тексте, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте письма, то в отметке о приложении указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложения:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если документ-приложение также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение: Договор от 31.03.97 № 17 и приложения к нему, всего на 25 л.

Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров (одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет):

Приложение: в 3 экз.

или:

Приложение: Техническое задание на разработку системы «Электронная канцелярия» в 2 экз.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.

Виза - отметка о согласовании документа внутри организации.

Виза включает:

-  должность визирующего,

-  подпись визирующего,

-  расшифровку подписи (инициалы, фамилия),

-  дату,

например:

Начальник юридического отдела

Подпись                     В.А. Сидоров

25.11.2001

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Подпись                     А.С. Орлов

25.08.2001

Служебные письма визируются на втором экземпляре (копии).

Документ визируется:

-  исполнителем,

-  руководителем подразделения, подготовившего проект документа,

-  руководителями заинтересованных подразделений,

-  ответственными лицами финансовых и экономических служб,

-  если это необходимо - заместителем руководителя организации, курирующим подразделение.

Подпись оформляется на 2-3 интервала ниже текста документа (в сопроводительных письмах - под отметкой о наличии приложения).

В состав реквизита входят:

-  обобщенное наименование должности лица, подписавшего документ,

-  личная подпись,

-  расшифровка подписи (инициалы, фамилия):

Генеральный директор                   Подпись                     О.П. Смуров

или:

Исполнительный директор                       Подпись                     Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, отражающей иерархию должностей, причем первой указывается должность вышестоящего работника, например:

Генеральный директор                   Подпись                     М.А. Медведев

Главный бухгалтер                          Подпись                     Н.И. Логинова

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и др.

Проставление печати на документах регламентируется нормативными актами.

Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, обозначенном буквами МП (Место печати). Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа служебного письма ближе к нижнему полю документа слева, например:

Никонова

924 45 67

или:

Никонова Ольга Александровна

924 45 67

При изготовлении документа машинописным способом отметка об исполнителе может дополняться кодом машинистки, количеством отпечатанных экземпляров и датой печатания:

Корнев Иван Ильич 237 85 33

ОМ 2  01.04.2002

Рубрика: Документооборот ·