Оформление конфиденциальных документов часть 1

Оформление конфиденциальных документов часть 1

Официальные конфиденциальные документы должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.

Чертежно-графические документы оформляются в соответствии с нормами, существующими для систем проектной, конструкторской и технологической документации, текстовые документы - по установленным правилам оформления различных систем управленческой документации. Излагать правила оформления всех систем документации нет возможности в силу того, что это заняло бы слишком много места, а, главным образом, нет и большой необходимости, потому что ни одно из коммерческих предприятий не создает документы по каждой из всех систем документации.

Самой многочисленной по составу и объему документов, присущей всем организациям и предприятиям независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, является система организационно-распорядительной документации, применяемая для фиксации решений административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организаций и предприятий.

С учетом этого обстоятельства, а также того, что порядок оформления организационно-распорядительных документов, по сравнению с порядком оформления документов, входящих в другие системы управленческой документации, с одной стороны, является наиболее сложным, а, с другой стороны, в значительной мере применим к этим системам, в данном подразделе рассматривается именно этот порядок.

Состав организационно-распорядительных документов определен Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД-93).

К ним отнесены следующие документы, имеющие отношение к коммерческой деятельности:

Документация по созданию организации, предприятия

Договор об аренде

Заявление на государственную регистрацию

Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета

Письмо об изготовлении печати, штампа

Положение о структурном подразделении

Приказ о создании предприятия

Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия о создании

Протокол общего собрания членов кооператива об утверждении устава

Распоряжение Главы администрации территории о предоставлении земельного участка

Свидетельство о регистрации

Устав

Учредительный договор

Документация по реорганизации организации, предприятия

Приказ о реорганизации

Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о реорганизации

Решение Совета директоров (Правления) о реорганизации

Документация по ликвидации организации, предприятия

Акт о ликвидации

Письмо с сообщением о ликвидации

Письмо участника о выходе из совместного предприятия

Приказ о ликвидации и создании ликвидационной комиссии

Решение Совета директоров (Правления) о ликвидации

Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации

Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий

Заявка на участие в конкурсе

Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия

Свидетельство о регистрации

Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия

Постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности

Приказ по вопросам основной деятельности

Приказ о распределении обязанностей между руководством

Протокол коллегиального органа по вопросам деятельности

Указание по вопросам основной деятельности

Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия

Договор на производство работ (оказание услуг)

Должностная инструкция

Положение о структурном подразделении

Правила внутреннего трудового распорядка

Структура и штатная численность

Штатное расписание

Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия

Акт по вопросам основной деятельности

Письмо по вопросам основной деятельности

Справка по вопросам основной и кадровой деятельности

Документация по приему на работу

Заявление о приеме на работу

Контракт о назначении на должность

Приказ о приеме на работу

Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу

Документация по переводу на другую работу

Заявление о переводе на другую работу

Представление о переводе на другую работу

Приказ о переводе на другую работу

Документация по увольнению с работы

Заявление об увольнении

Приказ об увольнении

Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении

Документация по оформлению отпусков

График отпусков

Заявление о представлении отпуска

Приказ о предоставлении отпуска

Документация по оформлению поощрений

Представление о поощрении

Приказ о поощрении

Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении

Документация по оформлению дисциплинарных взысканий

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания

Правила оформления организационно-распорядительных документов установлены ГОСТом 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и «Изменением № 1» данного ГОСТа, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9-СТ. (См. раздел Литература [1]).

Эти требования в целом применимы и для конфиденциальных документов, однако специфика конфиденциальных документов вызывает необходимость частичного уточнения некоторых положений стандарта.

ГОСТ установил:

  1. состав реквизитов организационно-распорядительных документов, которыми являются элементы оформления официального документа,
  2. требования к оформлению реквизитов,
  3. требования к бланкам документов и оформлению документов,
  4. требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.


Согласно ГОСТ, при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов могут использоваться следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - идентификатор электронной копии документа.

ГОСТом установлены места расположения реквизитов на документе и границы зон для одного или нескольких реквизитов. При этом допускаются два варианта расположения реквизитов - угловой и продольный. Схемы расположения реквизитов представлены в приложении А к ГОСТу (рисунки А.1 иА.2).

ГОСТом установлены и размеры полей документа: верхнего не менее 15 мм, левого и нижнего не менее 20 мм, правого не менее 10 мм. Следует иметь в виду, что при размере левого поля в 20 мм после подшивки документа в дело текст, примыкающий к границе поля, или зашивается, или становится неудобным для чтения, поэтому размер поля должен быть увеличен. В приложенных к ГОСТу схемах расположения реквизитов документов размер левого поля составляет 35 мм, и это следует рассматривать как оптимальный вариант.

Состав реквизитов конкретных документов определяется видом этих документов, а также организационно-правовой формой предприятия (организации). Набор установленных для конкретных видов документов реквизитов, расположенных в определенной последовательности, называется типовым формуляром вида документа. Отсутствие или не­правильное оформление того или другого реквизита нередко приводит к лишению документа юридической силы. Поэтому ГОСТом, помимо состава реквизитов, установлены и обязательные требования к оформлению каждого реквизита.

Часть реквизитов документов воспроизводится на бланках, которые являются обязательными для организационно-распорядительных документов, за исключением отдельных видов внутренних документов (докладные и объяснительные записки, справки, заявления), составляемых не на бланке.

ГОСТом установлены три вида бланков: общий бланк для изготовления любого вида документа, кроме письма, бланк письма и бланк конкретного вида документа, кроме письма. При этом наряду с бланками предприятий и организаций допускается создание бланков структурного подразделения и должностного лица, которые могут проектироваться в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи документов.

Бланки бывают двух типов: с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) и без изображения гербов (простые бланки). Воспроизводить герб на бланке имеют право органы государственной власти, иные государственные органы и организации, определенные Положением о Государственном гербе Российской Федерации и соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации изложены в разделе 5 ГОСТа.

Другие организации и предприятия должны издавать документы на простых бланках. Простые бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.

Гербовые и простые бланки могут иметь два основных формата - А4 (210х297мм) и А5 (148х 210мм) и два варианта расположения реквизитов на них - угловой и продольный. Допускается также использование бланков форматов A3 (297 х 420мм) и А6 (105 х 148мм). Бланки следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

На всех видах гербовых бланков в зависимости от учредительных документов организации воспроизводятся реквизиты 01 и 02. При этом реквизит 03 (при его наличии) не воспроизводится.

На всех видах простых бланков воспроизводится реквизит 03 (при наличии).

Кроме того, на гербовых и простых бланках воспроизводятся:

  1. на общем бланке - реквизит 06;
  2. на бланке письма - реквизиты 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19;
  3. на бланке конкретного вида документа, кроме письма, - реквизиты 05, 06, 08, 12 и ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 17, 18.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 воспроизводятся на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного варианта.

Образец бланков представлены в Приложении Б к ГОСТу (рисунки Б1-Б6).

Реквизиты 01, 02, 03 должны быть расположены над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются или центрованным способом, при котором начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов, или флаговым способом, при котором каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

Из реквизитов, не входящих в бланк документа, часть воспроизводится в процессе печатания проектов документов, часть - в процессе оформления проектов документов, часть - на стадии обработки изданных и поступивших документов.

При оформлении включенных и не включенных в бланк реквизитов должны соблюдаться следующие требования.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) воспроизводится в соответствии с уставом предприятия. Эмблема представляет собой символическое изображение, отражающее направление деятельности организации (предприятия). На бланках документов коммерческих предприятий в качестве эмблемы обычно воспроизводятся обозначения, отличающие товары и услуги одних юридических лиц от товаров и услуг других юридических лиц.

Право на товарный знак (знак обслуживания) установлено Законом «Об акционерных обществах», порядок их использования определен Законом «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров».

Код организации (предприятия) должен проставляться по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации (предприятия) - автора документа, должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (уставе, положении, свидетельстве о регистрации). Если предприятие по учредительным документам имеет и сокращенное наименование, то оно помещается ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводится, если оно закреплено в уставе предприятия, и располагается ниже наименования на русском языке.

При наличии вышестоящей организации она указывается над наименованием предприятия в сокращенном, а при его отсутствии - в полном виде.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения предприятия указывается в том случае, если они являются автором документа, и располагается ниже наименования предприятия.

Справочные данные об организации включают: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Страницы: 1 2

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·