Оформление конфиденциальных документов часть 2

Оформление конфиденциальных документов часть 2

Заголовок к тексту является кратким содержанием документа. Он ускоряет процесс регистрации документа и работу с ним, т.к. дает возможность без чтения текста вносить в учетные формы краткое содержание документа и в некоторых случаях направлять документ на исполнение.

Заголовок должен согласовываться с наименованием вида документа и отвечать на вопрос: о чем (о ком): «Об изменении…», «О выделении…» и т.д., за исключением некоторых видов документов, заголовок которых должен отвечать на вопрос: чего (кого). К таким документам относятся: штатное расписание, должностная инструкция, правила, устав, акт, структура и штатная численность.

В заголовке протокола указывается наименование мероприятия (совещания, заседания, общего собрания) и органа, проводящего мероприятие (экспертной комиссии, трудового коллектива, правления и др.). Вопрос (вопросы), которому посвящено мероприятие, указывается не в заголовке, а в тексте.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться, поскольку такие тексты малы по объему и по ним быстро можно определить содержание документа.

Отметка о контроле проставляется на документах, требующих контроля исполнения. Ее целью является напоминание исполнителю об обязательности исполнения документа в установленный срок. Отметка обозначается буквой «К» либо словом или штампом «Контроль».

Текст документа составляется на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. На коммерческих предприятиях текст документа может составляться и на иных языках, предусмотренных договорами между коммерческими предприятиями.

Текст документа составляется только на русском языке при направлении документов:

  1. в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
  2. на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Текст документа должен быть максимально кратким, точным, однозначно понимаемым, исключающим повторы, лишние фразы, лишнюю информацию, но в то же время содержащим всю полноту необходимой информации, которая должна быть достоверной и достаточной для при­нятия по ней соответствующих решений. Документ, как правило, должен быть посвящен одному, а не нескольким вопросам, что позволяет не только сокращать время на его обработку и исполнение, но и предотвращать необоснованное ознакомление с конфиденциальной информацией, не относящейся к сфере деятельности того или другого пользователя документа. Применяемые в тексте сокращения слов и словосочетаний должны быть общепринятыми, понятными пользователям документа.

Тексты конфиденциальных документов оформляются в виде связного текста, таблицы или в виде соединения этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части дается обоснование существа излагаемого вопроса, т.е. указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) части содержатся решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть, например, в приказах - распорядительную часть без констатирующей.

Документы, составленные на основании других документов, должны иметь в тексте ссылку на них или содержать приписку «Основание» с указанием в тексте или приписке наименования документа, наименования предприятия-автора документа, даты, номера, заголовка документа. Если основанием является конфиденциальный документ, то к номеру документа добавляется аббревиатурой его гриф конфиденциальности.

Текст большого по объему документа, затрагивающего разные аспекты излагаемого вопроса, следует разделять на разделы, подразделы, а в их пределах при необходимости на пункты и подпункты. Все эти составные части нумеруются арабскими цифрами, каждая часть, помимо своего номера, содержит номера соответствующих частей более высоких ступеней деления, разделенных точками. Так, самый низкий по ступени деления номер подпункта включает в последовательности номера раздела, подраздела, пункта и свой порядковый номер, например: 1.2.8.1.

ГОСТом установлены следующие формы изложения текста.

В приказах, указаниях, распоряжениях изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю»).

В постановлениях и решениях коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности предприятий, их структурных подразделений, должностных лиц (положение, должностная инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «инженер выполняет обязанности», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах могут использоваться следующие формы изложения:

  1. от первого лица единственного или множественного числа («прошу выделить», «направляем на рассмотрение»);
  2. от третьего лица единственного числа («акционерное общество считает возможным»).

В документах, адресованных руководству данного предприятия, текст излагается от первого лица единственного или (если документ подписывается несколькими лицами) множественного числа («прошу», считаем необходимым»).

Если текст документа оформляется в виде таблицы, то графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается на двух и более листах, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на всех листах, начиная со второго, воспроизведены только номера этих граф. Если таблицы приво­дятся в связном тексте документа, то каждая из них, кроме того, должна иметь заголовок, над которым справа пишется: Таблица (без кавычек) и указывается ее порядковый номер (без знака «№»). Если в тексте имеется одна таблица, то она не нумеруется и слово «Таблица» не печатается. На все таблицы должны делаться ссылки по тексту документа.

Для однотипных конфиденциальных документов допускается изготавливать их типовые формы, представляющие собой бланки с трафаретным текстом, содержащим постоянно повторяющуюся открытую информацию и имеющим в соответствующих местах пропуски для последующего внесения конфиденциальной информации, как правило, количественного характера, индивидуальной для каждого конкретного документа. Трафаретные тексты существенно сокращают время на подготовку конкретных документов, так как они в большинстве случаев исключают необходимость составления черновика документа, и документ составляется не полностью, а лишь в незначительной по объему его переменной составляющей. Такие тексты улучшают структуру, стиль документов, ускоряют восприятие информации за счет фиксированного постоянного ее расположения, а также в определенной мере предотвращают включение в документы избыточной конфиденциальной информации, поскольку ставят исполнителя в жесткие рамки наполнения документа информацией.

Страницы: 1 2

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·