Оформление конфиденциальных дел

Оформление конфиденциальных дел

Оформление конфиденциального дела включает описание дела на обложке, проставление на внутренней стороне обложки инициалов и фамилий лиц, допущенных к делу, заведение карточки учета выдачи дела, заполнение описи документов дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, прошивку и опечатывание дела.

Обложка дела имеет следующую форму:

  

__________________________

    (гриф конфиденциальности)

                _________________________________________________________________

(название предприятия)

_________________________________________________________________

(название структурного подразделения)

 

 ДЕЛО №

 

ТОМ №

  ________________________________________________________________

_________________________________________________________________

(заголовок дела)

  

« ___» _____________20___г.

 

« ___» _____________20___г.

 

(крайние даты документов)

На ___________листах

Хранить ______ ст. Перечня

  

При заведении дела на обложке указываются:

  1. гриф конфиденциальности дела;
  2. название предприятия;
  3. название структурного подразделения (если в дело помещаются документы одного структурного подразделения);
  4. индекс (номер) дела;
  5. заголовок дела;
  6. год заведения дела на обложках дел с планами и отчетами (вместо крайних дат документов в деле);
  7. срок хранения и номера статей по перечню документов с указанием сроков хранения.

Эти же данные проставляются на обложках учетных журналов или (при карточном способе учета) на отдельном листе, наклеиваемом на картотеку. Кроме того, на обложках учетных журналов при заведении проставляется количество имеющихся в них листов.

В течение года на обложке могут проставляться:

  1. номер тома (при заведении второго тома номер тома проставляется и на втором и на первом томах дела; если оно однотомное, номер тома не указывается);
  2. новое название предприятия или структурного подразделения при изменении их названий или в случае получения дела из другого предприятия, при этом новое название пишется ниже прежнего, а прежнее наименование берется в скобки.

При закрытии дела на обложке проставляются:

  • крайние даты документов в деле, которые должны соответствовать датам издания (подписания, утверждения) или поступления самого раннего и самого позднего документов, вне зависимости от расположения этих документов в деле;

расхождение между датами, проставляемыми в номенклатуре дел и на обложках дел, обусловлено тем, что:

  1. даты, проставляемые в номенклатуре, диктуются режимом конфиденциальности - в случае утраты дела для обеспечения его поиска необходимо знать, когда оно было заведено или когда закрыто,
  2. даты, проставляемые на обложке, показывают, к какому периоду относятся документы, находящиеся в деле, эти даты ускоряют поиск необходимых документов и переносятся в опись дел, подлежащих передаче на архивное хранение;
  3. количество листов (без листов описи документов дела).

При закрытии учетной картотеки проставляется количество карточек.

Кроме того, при закрытии дела уточняются заголовок и срок хранения дела с внесением состоявшихся изменений на обложку дела и в номенклатуру дел.

Надписи на обложках должны производиться четко, светостойкими |чернилами или тушью.

Перед заведением каждого конфиденциального дела любого срока хранения в него подшивается приблизительно необходимое количество листов описи документов дела, имеющей следующую форму:

Страницы: 1 2

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·