Общая характеристика служебной переписки

Общая характеристика служебной переписки

Переписка - обобщенное название различных по содержанию документов:

-  служебное письмо,

-  телеграмма,

-  телекс,

-  телефонограмма,

-  факсограмма,

-  электронное сообщение и др.,

обеспечивающих оперативный информационный обмен между организациями. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями, как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок.

Содержанием переписки могут быть:

-  запрос,

-  уведомление,

-  согласие,

-  претензия,

-  напоминание,

-  требование,

-  разъяснение,

-  подтверждение,

-  просьба,

-  рекомендация,

-  гарантия,

-  приглашение,

-  предложение и др.

Для осуществления информационного обмена в управленческой деятельности наиболее широко используются служебные, или деловые, письма, пересылаемые по почте или факсимильной связью.

При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться следующие требования:

-  письмо оформляется на бланке письма формата А4 или А5 и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией;

-  письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;

-  независимо от содержания письмо должно быть изложено официально-деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях - разъясняющие и дополняющие материалы.

Для переписки используются бланки:

-  писем организации,

-  структурных подразделений,

-  должностных лиц.

Бланк письма структурного подразделения используется в том случае, если руководитель структурного подразделения наделен правом подписывать письма.

Бланки для писем могут быть двух форматов - А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

Обязательными реквизитами письма являются:

-  наименование организации-автора,

-  справочные данные об организации,

-  дата,

-  регистрационный номер,

-  ссылка на дату и номер поступившего документа,

-  адресат,

-  заголовок к тексту,

-  подпись,

-  отметка об исполнителе,

-  в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений,

-  в гарантийных письмах, письмах финансового содержания и некоторых других, требующих особого удостоверения, - печать.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события необходимо излагать объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст может быть простым или сложным.

Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения.

Сложные в композиционном плане письма содержат:

-  вступление,

-  основную часть (доказательство),

-  заключение.

Во вступлении дается
обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, исключающей сомнения в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма (просьба, предложение, напоминание, требование, мнение и т.д.).

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, используются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

Особой композиционной структурой, как правило, обладают:

-  письма-приглашения,

-  благодарности,

-  рекламные письма.

Текст большинства писем излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем, представляем …) или от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, сообщаю …).

Форма обращения от первого лица множественного числа в большинстве случаев предпочтительней формы первого лица единственного числа, поскольку письмо, как правило, выражает мнение коллективного субъекта - организации, учреждения, предприятия, несмотря на то что подписывается одним лицом - руководителем.

Тем не менее существуют разновидности писем и ситуации, в которых может быть использована форма обращения от первого лица единственного числа, например:

-  в письмах-приглашениях,

-  рекомендательных письмах.

Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать вступительное обращение - формулу уважительного обращения к адресату:

Уважаемый господин председатель!

Уважаемый господин Дмитриев!

Уважаемый Павел Николаевич!

Уважаемые господа!

В этом случае в конце письма, под текстом, используется заключительная формула вежливости:

С уважением,

после чего на отдельной строке оформляется подпись должностного лица.

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию, т.е. в одном письме следует рассматривать только один вопрос или несколько вопросов, но тесно взаимосвязанных.

Объем письма не должен превышать двух страниц машинописного текста; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту:

О нарушении договорных обязательств

Об оказании научно-технической помощи

Заголовок к письму может не составляться, если текст письма небольшого объема.

В письмах сложного содержания заголовок к тексту обязателен.

Если письмо является ответным, то в бланке письма указывают номер и дату письма, на который дается ответ:

На № _______ от _____________.

Письмо может быть адресовано одному или нескольким адресатам, но не более чем четырем. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При рассылке писем типового содержания большему количеству адресатов оформляется список рассылки с указанием наименований организаций и их адресов, на самом письме в этом случае адресат указывается обобщенно.

Письма визируются:

-  составителем,

-  руководителем подразделения-автора,

-  при необходимости дополнительно - руководителями заинтересованных структурных подразделений,

-  заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывается руководителем организации.

Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя или на оборотной стороне листа.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, если затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями:

-  телефонные переговоры,

-  личная встреча и др.,

а также если письмо выступает юридически значимым элементом делового общения, содержит:

-  обязательство,

-  гарантию,

-  подтверждение и т.п.

Рубрика: Документооборот ·