Оборудование архивохранилищ

Оборудование архивохранилищ

Итак, помещение под архив выделено. Как же лучше расположить дела, чтобы достичь максимальной эффективности при поиске, учете и хранении дел?

Размещение документов в государственных и ведомственных архивах отличается. Это вызвано тем, что в одном государственном архиве могут храниться дела постоянного срока хранения различных отраслей народного хозяйства, в то время как ведомственный архив хранит дела одной отрасли или конкретной организации.

Во-первых, по структурным подразделениям. Данный способ удобен для документов постоянного и долговременного срока хранения и облегчает их поиск.

Второй способ предусматривает размещение дел по срокам хранения. В целях экономии площади. В этом случае дела всех структурных подразделений за один год, имеющие срок хранения 5 лет, хранятся вместе. Наиболее стабильный комплекс документов с долговременными сроками хранения можно размещать в дальней комнате или на дальнем стеллаже.

Стеллажи нумеруются слева направо от входа. Стеллажи бывают двусторонние (стоящие торцами к стене) и односторонние (расположенные вдоль стены). В двусторонних стеллажах нумерация дел начинается сначала с одной стороны от стены, доводится до наружного края стеллажа и продолжается с другой стороны. Полки нумеруются сверху вниз, так как установка или укладка дел на стеллажах начинается с верхних полок. Стеллажи, шкафы, полки нумеруются арабскими цифрами, написанными краской.

В последнее время для размещения документов в архиве все чаще используются передвижные стеллажи. Преимущество их в том, что они позволяют увеличить вместимость архива более чем в два раза или сократить площадь архива при сохранении прежней вместимости. Вся площадь занимается стеллажами, остается один рабочий проход. Стеллажи передвигаются по рельсам из сплава алюминия. Межрельсовое пространство закрывается фальшполом из ламинированной фанеры. Собственный вес стеллажей невелик благодаря использованию тонкого (0,7 –0,8 мм) металла, что очень важно при установке стеллажей в помещениях, не имеющих специальных межэтажных перекрытий.

Легкость передвижения стеллажей практически не зависит от веса хранимых материалов. С помощью предварительного проектирования (подбор высоты стеллажей, количества полок и т.п.) достигается оптимальное использование пространства помещений с наибольшим количеством погонных метров полок.

Для быстрого поиска документов используются постеллажные указатели. Форма карточки достеллажного указателя установлена в нормативном документе «Основные правила работы ведомственных архивов». Заполняется карточка с двух сторон. Если на одной карточке не уместились все сведения по конкретному стеллажу, заполняется следующая карточка. Все карточки, относящиеся к одному стеллажу, скрепляются вместе и хранятся в специальных ящиках с разделителями или заносятся в автоматизированную информационно-поисковую систему.

Рассмотрим порядок заполнения карточки постеллажного топографического указателя архива коммерческой фирмы. Будем считать, что в данной организации нет структурного деления, и дела хранятся не по структурным подразделениям, а по срокам хранения. Формат карточки Аб (148 х 105 мм). Текст карточки постеллажного указателя представлен в виде таблицы, состоящей из шести столбцов (см. табл.2).

Если в организации есть структурное деление, можно представить каждое подразделение в виде самостоятельного фондообразователя и присвоить каждому фонду отдельный номер. В этом случае графа 3 подлежит заполнению (например, № 12 OK), а в архиве организации необходимо завести еще один указатель - пофондовый.

Пофондовый указатель представляется в виде карточки такого же формата, как и карточка постеллажного указателя. Количество граф в нем также шесть, но наименование фонда выносится в наименование карточки (см. табл.3).

В приведенном примере графа «Примечание» не заполнена, так как в организации используется одно хранилище. Но если фонд хранимых документов большой, то лучше располагать дела постоянного, долговременного и временного хранения в отдельном хранилище. Для указания конкретного хранилища и используется графа «Примечание»,

Таблица 2

Наименование организации _______________________________________

Наименование архива ____________________________________________

Карточка постеллажного топографического указателя_________________

Стеллаж № 2

Шкаф №

Полка №

Фонд №___

Опись № (н/д)

Дела с №______

по №_______

Примечание

1

2

3

4

5

б

3

1

-

1 л/с за 1998 г.

121-129

2

-

1 л/с за 1998 г.

130-135

3

-

1 л/с за 1999 г.

135-141

…..

…..

…..

…..

…..

…..

Таблица 3

Наименование организации ________________________________________

Наименование архива _____________________________________________

Карточка пофондового топографического указателя

Фонд № 12

Название фонда Отдел кадров

Опись № (н/Д)

Дела с № ____

по №______

Стеллаж №

Шкаф № 4

Полка № 5

Примечание 6

1

1 л/с за 1998 г. 1 л/с за 1998 г. 1 л/с за 1999 г.

2

1 за 1998 г. 1 за 1998 г. 1 за 1999 Г.

3

22 2

4

5

6

1 л/с за 1998 г.

1 за 1998 г.

2

3

1

1 л/с за 1998 г.

1 за 1998 г.

2

3

2

1 л/с за 1999 г.

1 за 1999 г.

2

3

3

…..

…..

…..

…..

…..

…..

а все хранилища, где размещается фонд, указываются справа над графлением карточки. В той же графе обоих указателей при необходимости можно указывать наименования структурных подразделений. Конечно, опытный архивный работник может знать, где расположено то или иное дело и без данных указателей, но новый работник может оказаться в сложном положении.

Основными учетными документами ведомственного архива являются:

1. Книга учета поступлений и выбытия документов. Она используется для учета каждого поступления и выбытия документов в архиве. Обычно заводится в архивах, хранящих документы двух и более фондов.

2. Список фондов (при учете каждого структурного подразделения или подведомственной организации как отдельного фонда). В списке фондов фиксируется порядок присвоения номеров фондам, он также позволяет вести суммарный и индивидуальный учет фондов.

3. Лист фонда. В нем фиксируются изменения в названии фонда, учет описей дел фонда, учет документов. Каждой описи присваивается валовый номер по листу фонда. К номерам описей по личному составу прибавляется индекс «лс», к номерам описей долговременного хранения - индекс «в».

4. Опись дел (для учета дел постоянного и долговременного сроков хранения). Учет дел со сроками хранения до десяти лет включительно может вестись по номенклатуре дел.

Поступающие в архив дела должны быть оформлены в соответствии с требованиями документа «Основные правила работы ведомственных архивов»:

все листы в деле должны быть пронумерованы черным графитным карандашом в правом верхнем углу, в конце каждого дела должен быть лист-заверитель дела, а на особо важные и ценные дела составлена внутренняя опись. Соблюдение этих правил позволит сохранить документы и избавит сотрудников фирмы и архива от поиска нужных документов.

При организации архива не забывайте, что законодательство запрещает создание тайных архивов из документов государственной части архивного фонда, а также из уникальных и особо ценных документов или тайных архивов, затрагивающих права и законные интересы граждан.

Архивы и архивные документы, находящиеся в незаконном владении, передаются законным собственникам.

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·