Локальные системы документооборота

Локальные системы документооборота

Технологии работы с кадровой документацией

Трудовые правоотношения организации с работником регулируются Трудовым кодексом РФ, Пенсионным законодательством, инструкциями Минтруда России.

Функции документации по личному составу - оформление и закрепление трудовых отношений.

Общий состав документации кадровой службы

В организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Документы по кадровому составу являются социально значимыми документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учёте и хранении в течение длительного срока. Основная часть документов, оформляющих отношения работников, вошла в состав унифицированной системы первичной учетной документации и будет нами рассмотрена в весеннем семестре в разделе учета труда и его оплаты.

Между разработчиками унифицированных систем состав курируемых комплексов разграничен, но иногда документы дублируются, например, приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении представлены в системах организационно-распорядительной и отчетно-статистической документации. Поэтому рассматриваемый нами перечень документов дополняется более ранними по выпуску формами из унифицированной системы организационно-распорядительной документации. В некоторых формах документов заметна социальная ориентация: для служащих и для промышленных рабочих, в других такая мотивация незаметна.

К документам по личному составу относятся:

  1. документы по аттестации сотрудников;
  2. личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты и их копии);
  3. документы по социальному обеспечению, т. е. назначению пенсий.

В то же время в офисах с небольшой текучкой сотрудников обходятся без компьютерной базы данных и вполне успешно применяют традиционные формы документов «докомпьютерной» эпохи.

Обязательное ведение большинства кадровых документов предусмотрено Трудовым кодексом РФ, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами.

Часть этих документов регламентирована до уровня единообразных в масштабах всей страны бланков, например:

  1. трудовая книжка,
  2. листок по учету кадров,
  3. график отпусков и др.

Для других предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации, например:

  1. для некоторых кадровых приказов,
  2. справок с места работы или учебы.

Третьим даны только названия и перечислен состав информации, которой должен быть наполнен подобный документ, к этой группе документов относятся, например:

  1. заявления,
  2. докладные и объяснительные записки.

Обновление системы правовых отношений ведет к обновлению содержания традиционных кадровых документов (анкета, трудовой договор и др.) и к внедрению новых документов, не применявшихся ранее, например, резюме.

Резюме приобретают все большую популярность в условиях поиска возможностей трудоустройства. Особенностью данного документа является изложение сведений о своем образовании и трудовой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме могут быть указаны любые дополнительные сведения о своих профессиональных навыках и дополнительных специальностях. Необычно для отечественной системы документационного обеспечения и использование этого документа-саморекламы. Резюме предназначены для рассылки по адресам нескольких фирм, в которых вам бы хотелось получить работу, рассылки по Интернету, газетной рекламы.

К документации по личному составу условно можно отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица сотрудника (доверителя) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями (пособий, стипендий и т.д.). Такие доверенности в соответствии с Гражданским кодексом РФ нотариального удостоверения не требуют и заверяются и регистрируются работником, ведущим кадровую документацию.

К документации по личному составу следует отнести применительно к офисной деятельности не только пропуска и удостоверения, выдаваемые сотрудникам, но также дипломы и аттестаты, которыми подтверждается квалификация и заявляются претензии на занятие той или иной должности. Копии дипломов и аттестатов, по законодательству, также заверяются работником, ведущим в офисе кадровую документацию, и хранятся вместе с другими информационными документами о сотрудниках организации.

Система учета кадровых документов

В кадровой службе ведется большое количество регистрационных массивов в основном в книжной (журнальной) форме. Это обусловлено социальной значимостью кадровой документации и длительным сроком их хранения.

Образец формы журнала для регистрации приказов по личному составу

 

п/п

 

Дата

 

Краткое содержание

 

Примечания

 

1-К  2.01  0 приеме на работу менеджером Иванова Л.А.    
2-К  2.01  Об увольнении 27 сотрудников  Коллективный 
3-К  4.01  0 переводе Козина Е.Д. на должность зав. отделом рекламы    
4-К          
5-К          

 

В связи с разницей в сроках хранения для регистрации кадровых распорядительных документов, как правило, ведут две базы данных:

  1. приказов (распоряжений) по приему, переводу на другую работу, увольнению, имеющих срок хранения, как и сами приказы, 75 лет;
  2. приказов (распоряжений) по предоставлению отпусков, в том числе без сохранения содержания, временному замещению должностей, командировкам, взысканиям и другим вопросам, имеющих срок хранения 5 лет.

Возможно более дробное разделение системы регистрации последней группы кадровых приказов и распоряжений. В таком случае выделяют самостоятельные группы и ведут отдельные регистрационные массивы на документацию по командировкам, на выдаваемые сотрудникам справки, по поощрениям и взысканиям, по отпускам.

Хранение кадровой документации

В кадровой службе все приказы хранятся в подлинниках. Копии кадровых приказов по персональным вопросам: приему на работу; поощрениям и взысканиям, повышениям и т.д. дополнительно помещаются для хранения в личные дела сотрудников (если они ведутся). По вопросам, связанным с финансами, копии кадровых приказов в качестве первичных учетных документов поступают и в бухгалтерию, хранятся и уничтожаются вместе с другой бухгалтерской документацией. Приказы о назначении новых руководителей организаций, а также важнейших структурных подразделений в копиях могут доводиться до сведения всего коллектива. Форму ознакомления с такими приказами целесообразно закрепить в положении о кадровой службе.

Технологии учета и хранения кадровой документации предполагают обязательную роспись сотрудников, подтверждающую получение на руки: пропусков, аттестатов, дипломов, трудовых книжек, трудовых договоров (контрактов), страховых свидетельств и т.д.

Образец формы журнала выдачи пропуск

 

докумен-та

 

Структурное подразделение

 

Фамилия, имя, отчество

 

Расписка в получении

 

26  Отдел статистики  Муров Семен Иванович  Подпись 
27  То же  Дикой Илья Петрович •  Подпись ‘ 
          
           

 

Хранение кадровых документов также несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате, личные карточки группируются в самостоятельные дела или картотеки и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

Формирование и хранение личных дел

Досье, или личные дела, представляют собой совокупность документов, содержащих персональные данные о работнике.

Личные дела могут быть заведены на всех работников предприятия, либо только на руководителей и ведущих специалистов, при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки.

Негосударственная организация вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела, завод на сотрудников, учитывая, что, независимо от выбора конкретной формы, документы по личному составу занимают значительное место среди документации организации и имеют длительные сроки хранения. Однако на практике личные карточки заводят на сотрудников в любом случае и их часто включают наряду с контрактами, трудовыми книжками и другими документами в состав обязательных для всех.

В состав личного дела группируются все документы, относящиеся к кадровым вопросам. Исключением могут стать справки с места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и т.д., так как сведения из них переносятся в дополнение к анкете (личному листку по учету кадров) и другие информационные кадровые документы. При необходимости подобные документы могут формироваться в отдельные дела временного хранения.

В личных делах в соответствии с правилами архивной службы документы группируются следующей последовательности (при их наличии):

  1. внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
  2. заявление о приеме на работу, направление или представление;
  3. анкета (личный листок по учету кадров);
  4. дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);
  5. резюме (автобиография);
  6. копии документов об образовании;
  7. выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
  8. справки и другие документы, относящиеся к данному лицу;
  9. лист - заверитель дела.

Личные дела, приказы о приеме, увольнении, переводе сотрудников подшиваются (переплетаются), полистно нумеруются, каждый документ в них учитывается.

При работе с личными делами и другими кадровыми документами необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ относит к категории конфиденциальной информации.

Учет и хранение трудовых книжек

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом (общем, непрерывном и специальном) стаже работы (ст. 66 Трудового кодекса РФ). Трудовые книжки на работников ведутся во всех организациях независимо от формы собственности. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае если работа в этой организации является для работника основной.

При приеме на новую (очередную) работу трудовую книжку обязательно представляют лицу, ведущему документацию по личному составу, и регистрируют в журнале движения трудовых книжек. Записи в трудовой книжке начинаются с внесения наименования предприятия, которое оформляет трудовые отношения с ее владельцем.

Если предприятие изменило свое название, то об этом делается обязательная запись под очередным номером.

Все записи производятся в точном соответствии с приказами (распоряжениями) без зачеркиваний и помарок, все исправления оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

По желанию работника, согласно действующему законодательству, в трудовую книжку могут вноситься сведения и о работе по совместительству, конечно, по предъявлении документов, ее подтверждающих, но технология их внесения (кем и когда) пока не определена.

Если для какого-либо вида записей кончились страницы, то сотруднику выписывается вкладыш, который подшивается в трудовую книжку. Все трудовые книжки и вкладыши к ним обязательно регистрируются и должны находиться в кадровой службе на сейфовом хранении вместе с чистыми бланками и учетными журналами и книгами.

Образец формы книги (журнала) движения трудовых книжек

611

При увольнении трудовые книжки выдаются сотрудникам лично под расписку или их доверенным лицам по доверенности и также под расписку.

Выдача на руки работающим сотрудникам трудовой книжки запрещена, но в случае крайней необходимости, например, для оформления загранпаспорта трудовая книжка, должна выдаваться сотрудникам строго под расписку.

Удобен карточный вариант расписки, который может быть помещен на место временно отсутствующей трудовой книжки как карта-заместитель.

Образец расписки о получении трудовой книжки

Расписка

Фамилия Инициалы:________________________________

Подразделение:_____________________________________

 

Цель выдачи трудовой книжки:________________________

______________________________________________

______________________________________________

 

Срок выдачи: на _______________календарных дней,До ________________________годаДата получения трудовой книжки на руки 
 Подпись сотрудника_________________________________ 

 

 

 

Страницы: 1 2 3 4

Рубрика: Документооборот ·