Локальные системы документооборота

Локальные системы документооборота

Специфические технологии обработки конфиденциальных документов

В любой организации имеются документы, которые должны быть обязательно известны сотрудникам:

  1. коллективный договор,
  2. трудовой контракт,
  3. правила внутреннего трудового распорядка,
  4. должностные инструкции и др.

Часть документов должны быть доступны только сотрудникам, которым они нужны для выполнения должностных обязанностей. Другие документы, например:

  1. содержащие конфиденциальную информацию,
  2. персональные данные (личное дело),

в соответствии со ст. 89 Трудового кодекса РФ, должны быть предоставлены по требованию сотрудника, а при желании скопированы для него. Но в то же время эти персональные данные должны быть защищены от неправомерного их использования или утраты.

Под конфиденциальным документом, т.е. документом, к которому ограничен доступ персоналу, понимается в современном делопроизводстве необходимым образом оформленный носитель информации, составляющей интеллектуальную собственность предпринимателя или организации.

Нормативно-методическая база

Для определения конкретного состава информации, содержащей конфиденциальные сведения в организации, следует составить «Перечень сведений, имеющих конфиденциальный характер» и ввести его в действие приказом руководителя.

На втором этапе уже на основании этого перечня составляется список конкретных конфиденциальных документов, требующих грифа ограничения доступа и более строгих правил работы с ними. В том числе должно быть установлено, кто и на какой стадии работы имеет право и должен проставлять на проекте документа гриф о его конфиденциальности.

Как правило, в каждой организации утверждается самостоятельная, учитывающая её специфику, делопроизводственная инструкция о работе с документами, содержащими сведения конфиденциального характера. В качестве методической основы используют утверждённое Правительством Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (1994г.) или более раннюю Инструкцию о порядке учета, обращения и хранения документов держащих сведения ограниченного распространения (1973 г.).

Организация учета

Учет конфиденциальных документов должен предусматривать не только регистрацию факта создания или получения документа, но и всех перемещений документа в процессе рассмотрения, исполнения и использования, поэтому учет и хранение таких документов следует вести централизованно.

Учет конфиденциальных документов должен обеспечивать:

  1. фиксацию самого факта поступления или издания документа;
  2. отслеживание местонахождения документа;
  3. обеспечение справочно-информационной и контрольной работы по документам.
  4. предупреждение утраты копий, экземпляров и отдельных листов документа, черновиков, редакций и приложений.

Для решения этих задач целесообразно вести помимо общего учета всех входящих, а также созданных (исходящих и внутренних) документов обособленный инвентарный учет документов, дел и компьютерных носителей с конфиденциальной информацией. В них, как и в бухгалтерских реестрах, не разрешается делать какие-либо подчистки, а исправления должны аккуратно вписываться и заверяться, как и каждая очередная запись, подписью специально уполномоченного на это должностного лица.

Порядок регистрации и выдачи сотрудникам

При регистрации конфиденциальных документов сотрудники должны сдавать:

  1. все экземпляры документа и приложений к нему (при наличии);
  2. черновики основного документа и приложений, редакции документа, рабочие записи;
  3. документы, послужившие основанием для составления данного документа.

Выдача документов сотрудникам должна осуществляться с распиской за получение и возврат документов в учетной форме.

При пересылке конфиденциальных документов по внутриофисной компьютерной сети можно использовать метод «электронной подписи» за получение и возврат электронного документа. Однако подобные автоматизированные системы должны основываться на четких принципах и методах разграничения доступа к информации и иметь комплексную защиту от злоумышленника.

Экспедиционная обработка поступлений

Экспедиционная обработка конфиденциальных документов связана с выполнением ряда дополнительных процедур и отличается усложненной технологией, которая позволяет решать не только чисто экспедиционные задачи, но и задачи защиты информации и носителя от возможного несанкционированного доступа.

В процессе обработки поступивших конфиденциальных документов необходимо:

  1. не пропустить в фирму конфиденциальные документы других организаций, присланные по ошибке;
  2. убедиться, что конверты (пакеты) с конфиденциальными документами не вскрывались на пути следования от отправителя до адресата;
  3. удостовериться в комплектности документа, наличии всех листов и экземпляров, отсутствии факта подмены документа;
  4. предотвратить утрату документов после вскрытия пакета, в том числе документов и их частей за счет неполного изъятия их из конвертов;
  5. исключить возможность ознакомления сотрудников фирмы с не предназначенными им конфиденциальными документами.

На конвертах, естественно, не ставится гриф конфиденциальности, поэтому предварительное рассмотрение и регистрацию поступающей корреспонденции следует поручать сотрудникам, хорошо знающим структуру организации, функции подразделений и сотрудников, состав конфиденциальной информации и имеющим допуск к работе с ней.

Учетно-регистрационный индекс (номер) поступившего конфиденциального документа принято проставлять не только на документе, но и на первом листе каждого приложения. В отметке о поступлении, как правило, дополнительно проставляется количество листов как самого документа, так и приложений к нему. Приложения к поступающим распорядительным документам часто учитывают самостоятельно под собственными индексами.

Экспедиционная обработка отправлений

В процессе обработки отправляемых конфиденциальных документов решаются задач:

  1. исключить возможность вскрытия пакета и несанкционированного ознакомления с документами в процессе их пересылки адресату;
  2. ограничить возможности утери, кражи или подмены пакета с конфиденциальными документами, подмены документов и листов;
  3. подтвердить факт отправки документа и его учет;
  4. исключить ошибочную отправку документа, необоснованную рассылку документов ряду адресатов.

Конфиденциальные документы, как правило, упаковываются в два конверта. На внутреннем указывают гриф конфиденциальности, фамилию лица, которому документы адресуются, номера вложенных документов, внутренний пакет опечатывается по склейкам; на внешнем может проставляться пометка «Лично». Пакеты с конфиденциальными документами пересылаются ценными почтовыми отправлениями.

Доставка (передача) конфиденциальных документов сотрудниками лично, как правило, не допускается; разрешение на это должно исходить от руководства организации под их ответственность в форме записи в регистрационной форме. Передача документов курьером также фиксируется в специальной разносной книге или расписке.

Конфиденциальные документы могут также приходить по факсимильной связи, электронной почте, по телеграфной и телетайпной связи. Документы, поступающие по ли факсимильной связи, должны просматриваться на общих основаниях с целью определения степени их конфиденциальности. При пересылке конфиденциальных документов электронной почтой, по каналам факсимильной или иной оперативной связи текст документа рекомендуется шифровать.

Страницы: 1 2 3 4

Рубрика: Документооборот ·