Локальные системы документооборота

Локальные системы документооборота

Технологии внесения изменений в документы

Ошибки в бухгалтерских документах, созданных на бумаге, за исключением кассовых и банковских, исправляются следующим образом:

  1. зачеркиваются неправильный текст или суммы
  2. надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы.

Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

В приходных и расходных кассовых ордерах исправления не допускаются.

Наряду с бумажными бухгалтерские документы могут создаваться на машинных носителях, естественно, с соблюдением требований по приданию им юридической силы. Однако по требованию пользователя для визуального контроля документы, созданные на машинном носителе, преобразуют в читаемую текстовую бумажную форму и распечатываются.

На распечатке, являющейся копией документа на машинном носителе, дополнительно должны быть:

  1. штамп или печать организации, осуществившей преобразование документа текстовую бумажную форму,
  2. удостоверительная надпись,
  3. полная подпись заверяющего должностного лица.

Изменение подлинника документа на машинном носителе может производить только организация - создатель документа с обязательной регистрацией:

  1. содержания изменения,
  2. основания изменений,
  3. лица, ответственного за произведенные изменения.

Регистрацию этих изменений осуществляет организация - создатель записи документа и письменно извещает о них всех пользователей.

При внесении изменений должны быть указаны:

  1. основания изменений,
  2. дата и время внесения изменений,
  3. должность и подпись должностного лица, сделавшего изменения,
  4. ее расшифровка.

Порядок организации документооборота

Основные этапы движения документов в бухгалтерском учете:

  1. создание или получение других организаций,
  2. принятие к учету,
  3. обработка,
  4. передача на хранение

регламентируется графиком, утверждаемым руководством.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Целесообразно структурным подразделениям изготовить выписки из графика, в которых перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, и сроки представления в бухгалтерию. Контролирует соблюдение графика главный бухгалтер.

Бухгалтерская отчетность

Все организации обязаны составлять бухгалтерскую отчетность как конечный элемент бухгалтерского документооборота. Состав бухгалтерской отчетности бюджетных организаций, формы бухгалтерской отчетности, а также инструкции о порядке их заполнения определяются и утверждаются Министерством финансов РФ.

Для общественных организаций (объединений) и их структурных подразделений, не осуществляющих предпринимательской деятельности и не имеющих, кроме выбывшего имущества, оборотов по реализации товаров (работ, услуг), устанавливается упрощенный состав годовой бухгалтерской отчетности.

Другие органы, осуществляющие регулирование бухгалтерского учета, утверждают в пределах своей компетенции формы бухгалтерской отчетности:

  1. банков,
  2. страховых и других организаций

и инструкции о порядке их заполнения, не противоречащие нормативным актам Министерства финансов РФ.

Бухгалтерская отчетность организаций состоит из:

  1. бухгалтерского баланса;
  2. отчета о прибылях и убытках и приложений к ним, предусмотренных нормативными актами;
  3. аудиторского заключения, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту;
  4. пояснительной записки.

Пояснительная записка к годовой бухгалтерской отчетности должна содержать:

  1. информацию об организации,
  2. ее финансовом положении,
  3. сопоставимости данных за отчетный и предшествующий ему годы,
  4. методах оценки и существенных статьях бухгалтерской отчетности.

В записке должно сообщаться о фактах неприменения правил бухгалтерского учета в случаях, когда они не позволяют достоверно отразить имущественное состояние и финансовые результаты деятельности организации с соответствующим обоснованием. В противном случае неприменение правил бухгалтерского учета рассматривается как уклонение от их выполнения и признается нарушением законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете. Также в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности организация объявляет изменения в своей учетной политике на следующий отчетный год.

Первым отчетным годом для вновь созданных организаций считается период с даты их государственной регистрации по 31 декабря соответствующего года, а для организаций, созданных после 1 октября - по 31 декабря следующего года; в дальнейшем отчетный год совпадает с календарным.

Данные о хозяйственных операциях, проведенных до государственной регистрации организаций, включаются в их бухгалтерскую отчетность за первый отчетный год.

Месячная и квартальная отчетность является промежуточной и составляется нарастающим итогом с начала отчетного года.

Бюджетные организации представляют месячную, квартальную и годовую бухгалтерскую отчетность вышестоящему органу в установленные им сроки.

Государственные и муниципальные унитарные предприятия представляют бухгалтерскую отчетность органам, уполномоченным управлять государственным имуществом.

Общественные организации представляют бухгалтерскую отчетность только один раз в год по итогам отчетного года.

Остальные организации представляют бухгалтерскую отчетность в соответствии с учредительными документами учредителям, участникам организации или собственникам ее имущества, а также территориальным органам государственной статистики по месту их регистрации.

Другим органам исполнительной власти, банкам и иным пользователям бухгалтерская отчетность представляется в соответствии с законодательством Российской Федерации;

День представления организацией бухгалтерской отчетности определяется по:

  1. дате её почтового отправления;
  2. дате фактической передачи по принадлежности.

Максимально допустимый срок сдачи бухгалтерской отчетности определен в 90 дней.

Страницы: 1 2 3 4

Рубрика: Документооборот ·