Локальные системы документооборота

Локальные системы документооборота

Документационное обеспечение в бухгалтерии

Документооборот в бухгалтерии должен быть организован в соответствии с нормативными документами, утверждаемыми Министерством финансов.

Особенности обязательного оформления документов

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Они должны создаваться, как правило, в момент совершения операции.

Первичные бухгалтерские документы для придания им юридической силы должны иметь, кроме наименования формы документа и ее кода, а также даты составления, следующие обязательные реквизиты:

  1. содержание хозяйственной операции;
  2. измерители хозяйственной операции (в натуральном и стоимостном выражении);
  3. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

В необходимых случаях в первичном бухгалтерском документе могут быть указаны:

  1. основание для совершения хозяйственной операции,
  2. другие дополнительные сведения, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает список должностных лиц, имеющих право подписи первичных бухгалтерских документов.

При автоматизированном составлении и обработке документов реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

Обработка поступления первичных документов

Поскольку первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке как по форме:

  1. полнота оформления документов;
  2. правильность оформления документов;
  3. правильность заполнения реквизитов,

так и по содержанию

  1. законность документированных операций;
  2. логическая увязка отдельных показателей,

то руководитель организации приказом назначает конкретных работников, осуществляющих прием документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.

На документах, прошедших обработку, ставят отметку, исключающую возможность их повторного использования:

  1. при ручной обработке - дату записи в учетный регистр,
  2. при обработке на компьютере - штамп контролера.

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, также подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

Учет документов

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация накапливается и систематизируется в учетных регистрах.

Регистры бухгалтерского учета ведутся:

  1. в специальных книгах (журналах),
  2. на отдельных листах и карточках,
  3. в виде компьютерных распечаток,
  4. на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

Формы учетных регистров, порядок записей в них, обработки и использования определены инструкциями о журнально-ордерной форме счетоводства, инструкциями по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на государственном бюджете, методическими указаниями по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. За правильностью отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета следят лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Страницы: 1 2 3 4

Рубрика: Документооборот ·