Квартальные проверки фактического наличия конфиденциальных носителей и документов.

Квартальные проверки фактического наличия конфиденциальных носителей и документов.

Для проверки наличия носителей, не переведенных на учет документов выделенного хранения, независимо от времени их регистрации, привлекаются носители и журнал учета носителей. На носителе и в журнале проверяется соответствие учетного номера, грифа конфиденциальности, вида, наименования или назначения носителя, количества листов с их просчетом. В стенографических и рабочих тетрадях просчет листов можно не производить, соответствие количества листов записям в журнале проверяется по заверительной надписи в тетрадях.

Для проверки наличия не подшитых в дела и не переведенных на выделенное хранение изданных документов, независимо от времени их регистрации, привлекаются документы и журнал учета изданных документов. На документе и в журнале проверяется соответствие учетного номера, грифа конфиденциальности, вида и заголовка документа, количества экземпляров документа и количества листов в каждом экземпляре с их просчетом. Одновременно проверяется наличие подписи за уничтожение черновика (если он был). Если на момент проверки по каким-либо причинам черновик не уничтожен, то проверяется его наличие с просчетом листов и соответствие записям в графе 5 журнала.

Для проверки наличия не подшитых в дела и не переведенных на выделенное хранение поступивших документов, независимо от времени их регистрации, привлекаются документы и журнал учета поступивших документов. На документе и в журнале проверяется соответствие учетного номера, грифа конфиденциальности, вида и заголовка документа, количества листов основного документа и приложений (при наличии приложений) с просчетом листов.

Даты проверок фактического наличия носителей и документов проставляются при журнальном способе учета в соответствующем журнале рядом с номером носителя или документа, при карточном способе - в графе 3 контрольного журнала.

Поскольку проверка фактического наличия носителей и документов должна проводиться по схеме от документа к учетному журналу (карточке) и они проверяются, как правило, не в последовательности учетных номеров, а по местонахождению, то по завершении проверки всех носителей и документов выявляются непроверенные носители и документы по отсутствию дат проверок.

Если к началу квартальной проверки носитель, изданный или поступивший документ сняты с учета (уничтожены, отправлены, переведены на учет документов выделенного хранения, подшиты в дела), то в форме учета проверяется наличие отметок и подписей о произведенных операциях с установлением соответствия количества зарегистрированных листов (а по изданным документам - и экземпляров) документа количеству снятых с учета. Учетный номер округляется как закрытый. При карточном способе учета карточка помещается в картотеку отработанных документов.

Если в процессе или по итогам квартальной проверки выявится от­сутствие отдельных зарегистрированных документов (носителей), то должны быть приняты меры по оперативному их поиску.

 При отсутствии положительных результатов необходимо приказом по предприятию создавать специальную комиссию для установления причин отсутствия документов, разработки версий о их возможном местонахождении и проведения поиска документов по каждой из этих версий. При любом исходе поиска комиссия должна составлять заключение о результатах своей работы. В случае нахождения документов в заключении отражаются причины отсутствия документов в установленных для них местах и предлагаются меры по устранению таких причин. Если документы не найдены, то в заключении отражаются направления поиска, излагаются возможные причины, обстоятельства и формы утраты документов, устанавливается степень вины в этом конкретных сотрудников. Заключение утверждается руководителем предприятия, который принимает решение о мерах наказания виновных. В соответствующих учетных формах производятся отметки о списании документов со ссылкой на номер и дату заключения комиссии.

Комиссия создается и при обнаружении в ходе проверок неучтенных конфиденциальных документов (носителей). В заключении комиссии отражается действительная степень конфиденциальности этих документов, причины издания их неучтенными и формулируются предложения, направленные на предотвращение неучтенного издания документов. Выявленные неучтенные документы регистрируются в соответствующих формах учета.

По результатам квартальной проверки составляется акт по следующей форме:

 

«УТВЕРЖДАЮ»

Наименование должности

руководителя предприятия

 

___________________________

(подпись, инициалы, фамилия, дата)

 

АКТ

_________ № __________

о проверке наличия конфиденциальных

документов за _____ квартал

 

 

Составлен: _________________________________________________________________

(инициалы, фамилии лиц, проводивших проверку)

 

В период с __________ по _____________ 200__ г. проведена проверка:

 

  1. правильности проставления регистрационных данных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек);
  2. правильности произведенных в течение квартала отметок о движении носителей, документов и дел, независимо от времени их регистрации;
  3. фактического наличия всех носителей, изданных и поступивших документов с просчетом листов, независимо от времени их регистрации;*

В результате проверки установлено:

  •  
    1. Все регистрационные данные, проставленные на носителях, документах, делах, учетных журналах (картотеках), соответствуют данным, проставленным в учетных формах;**
    2. Все отметки о движении документов, дел и носителей соответствуют сопроводительным (оправдательным) материалам или фактическому местонахождению документов;**
    3. Все подлежавшие проверке документы и носители находятся в наличии;***
    4. __________документов (носителей, дел) не зарегистрированы по формам

(количество)

учета (указываются раздельно носители, дела, документы по каждому виду учета);****

  1. Имеются следующие ошибки и нарушения в учете и хранении документов (перечисляются ошибки, нарушения и меры, принятые по их устранению).*****

 

_________________________

_________________________

(подписи)

 

При наличии заключения комиссии по фактам утрат документов или обнаружения неучтенных документов оно прилагается к акту проверки с отражением в отметке о наличии приложения.

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·