Контроль за исполнением документов и принятых решений

Контроль за исполнением документов и принятых решений

Проверки хода исполнения

В течение срока исполнения документа профессионально организованная служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, также фиксируются в контрольном массиве. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут фиксироваться в устной или письменной форме. В последнем случае служба контроля готовит письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу и исполнителю.

Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.

Образец письменного напоминания для проверки хода исполнения

 

Срок испол-нения  Вид доку-мента  Дата и индекс доку-мента  Коррес-пондент  Дата и индекс поступ-ления  Краткое содержание  Резолю-ция  Испол-нитель  Отметка об исполнении 
Измене-ние срока  Причина неиспол-нения  Дата и индекс испол-нения 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Проверка хода исполнения осуществляется обычно в следующие сроки:

  1. задания последующих лет - не реже одного раза в год;
  2. задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;
  3. задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.

Снятие документов с контроля

Снять документы с контроля может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На самом документе часто проставляется отметка, подписанная лицом, подтверждающим исполнение:

С контроля снят
Зав. гр. Контроля                                            ____________ В.П. Корин

26.07.2002

Отметки о снятии документа с контроля могут быть проставлены только в самом контрольном массиве (карточке, базе данных). По усмотрению руководства сведения об исполнении документов или отдельных заданий могут сообщаться в службу контроля в письменной или устной форме.

Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Анализ исполнительской дисциплины

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются.

Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно.

Типовые аналитические формы по контролю исполнительской дисциплины определены и устанавливаются руководством организации по представлению службы ДОУ.

Наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представляемых руководству, указывается:

  1. общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя;
  2. количество (процент) выполненных с опережением установленных сроков;
  3. количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;
  4. задержки исполнения в рабочих днях;
  5. причины задержек исполнения документов.

Среди характерных причин неисполнения документов в срок обычно бывают:

  1. слишком высокая степень централизации полномочий;
  2. перегрузка исполнителей и руководителей разного уровня;
  3. недисциплинированность сотрудников и подведомственных организаций;
  4. недостаточные сроки для качественного исполнения;
  5. нерациональная система документооборота;
  6. недостаток технических средств оформления и тиражирования документов и др.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Страницы: 1 2 3

Рубрика: Документооборот ·