Контроль за исполнением документов и принятых решений

Контроль за исполнением документов и принятых решений

Сроки исполнения документов

Для периодически создаваемых документов, для документов, наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации устанавливаются типовые сроки их исполнения.

Типовые сроки установлены в указах Президента РФ, законах РФ, правительственных нормативных актах. Например:

  1. для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан,
  2. депутатских запросов;
  3. для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные;
  4. для окончательного введения в силу подписанных документов и др.

Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах. Например:

  1. о предоставлении статистической и финансовой отчетности,
  2. о сроках предъявления претензий по качеству продукции,
  3. по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и др.

В организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и других нормативных актах. После их утверждения и включения в Табель форм или Инструкций по делопроизводству они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте документа или резолюции при рассмотрении поступившего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного автором документа или отсутствует в составе типовых сроков.

Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых - с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.

Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее над ним руководство.

В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или при рассмотрении установлен быть не может, определяется условный срок, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих документов.

Постановка на контроль

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль.

Техническим средством контроля за исполнением документов является входной формат (карточка или экранный шаблон), как правило, являющийся дубликатом регистрационного формата.

При применении журнальной формы регистрации контроль исполнения ведете на самостоятельных форматах.

При контроле устных поручений руководителя, незарегистрированных документов, при возвращении к документам, считавшимся исполненными, контрольный экземпляр входного формата заполняется в самой контрольной службе.

Образец карточки контрольной систем

 

0229140     I      РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА    
01 Корреспондент  01 
02 Вид документа  02 
03 Дата документа  03 
04 Индекс документа  04 
05 Дата поступления  05 
06 Индекс поступления  06 
07 Пункт, приложение  07 
08 Краткое содержание    
     
09 Отв. исполнитель     09 
10 Исполнители  10 
11 Резолюция 
12 Автор  12 
13 Дата контроля  13 
14 Срок исполнения     14 
Код операции      

 

Оборотная сторона карточки

15  15 Ход исполнения 
     
     
16  16 Изменение срока 
17  17 Причина неисполнения 
18  18 Дата исполнения 
19  19 Индекс 
20  20 Адресат 
21  21 Содержание 
     
22  22 Важность документа 
23  23 Качество исполнения 
24  24 С контроля снял 
25 •  25 Подпись контролера 
26, 27  26 Дело №                                     27 Опись № 
28  28 Записано на МН 

 

Для этого в схемах документооборота должно быть предусмотрено ознакомление службы контроля, последовательно или параллельно (например, в копиях), с подобными документами.

При постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполнителей и сроков исполнения, контрольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание.

На левом поле документа на уровне заголовков предусмотрено место для специальной отметки о контроле исполнения, но на практике эту отметку ставят штампом на свободном месте в верхней части документа.     

КОНТРОЛЬ             К

 Контрольный массив организуется таким образом, чтобы, независимо от того, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам исполнения (по дням текущего месяца, а также на более длительные сроки исполнения).

Страницы: 1 2 3

Рубрика: Документооборот ·