Контроль за исполнением документов и принятых решений

Контроль за исполнением документов и принятых решений

Одной из важнейших функций управления является контроль за исполнением документов и принятых решений. Массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.

Цель контроля

Действенный контроль способствует:

  1. своевременному и качественному исполнению документов,
  2. получению аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Фискальная функция для оптимизации технологий работы с документами является второстепенной.

Контроль за исполнением документов включает в себя несколько последовательных этапов:

  1. постановку документов на контроль;
  2. проверку своевременности доведения документов до исполнителей;
  3. предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
  4. учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Уровни контроля за документацией

Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:

  1. контроль своевременности исполнения поручений и документов;
  2. контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;
  3. контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
  4. контроль соответствия уровня и формы подтверждения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;
  5. контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;
  6. контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами.

Например, если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и т.д. осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у сотрудников, ответственных за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий.

Контроль же по существу содержания входит в должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения.

Основные задачи службы контроля

В процессе контроля за исполнением документов основными задачами являются:

  1. отслеживание хода и фиксация фактического исполнения полученных указаний руководства, а также входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение;
  2. обобщение сведений, получаемых при отслеживании хода и результатов исполнения, и сообщение этих сведений руководству в удобном формализованном виде;
  3. выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

По решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, в которых контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят на себя руководителем, удостоверяющим документ. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективности.

Выбор документов для постановки на контроль

В идеальном варианте должно контролироваться исполнение всех документов, однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации привели на практике к еще одной классификации, согласно которой все документы могут быть разделены:

  1. на документы, контроль за исполнением которых необязателен,
  2. на документы, подлежащие контролю за их исполнением.

Перечень контролируемых документов составляется в свободной форме и утверждается руководителем по представлению службы ДОУ с участием юридической службы организации.

В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительных документов самого учреждения включают и важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения.

Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые определяют необходимость контроля конкретных документов и сроки их исполнения.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения, которые отмечаются на верхнем поле контрольно-регистрационной карточки.

 

Образец контрольно-регистрационной карточки

 

123456789101112131415 1617181920212223242526 2728293031

 

Корреспондент 
  
Дата поступления и индекс                                                     Дата и индекс документа 

Краткое содержание

 

Резолюция или кому направлен документ

 

Отметка об исполнении

 

 

Страницы: 1 2 3

Рубрика: Документооборот ·