Изготовление и учет проектов конфиденциальных документов

Изготовление и учет проектов конфиденциальных документов

Проекты конфиденциальных документов могут изготавливаться рукописным способом, на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Рукописным способом изготавливаются проекты чертежно-графических документов (непосредственно на носителях) и могут изготавливаться отдельные текстовые внутренние документы, авторами которых являются должностные лица (докладные записки, справки и др.), а также может вноситься переменная часть в типовые формы документов. Проекты других текстовых документов изготавливаются печатным способом либо без использования бумажных носителей под диктовку или со звуковоспроизводящих устройств, либо в два этапа: составление на бумажном носителе черновика проекта документа рукописным способом и последующее печатание проекта документа с черновика.

Проекты документов, изготовляемые рукописным способом, и составляемые на учтенных бумажных носителях черновики проектов текстовых документов должны отвечать требованиям, предъявляемым к соответствующим видам документов как по способу воспроизведения информации, так и по порядку оформления. Они должны содержать все необходимые на стадии подготовки данного вида документа реквизиты, состав и порядок оформления которых изложены в подразделе 3. Кроме того, на первом листе черновика текстового документа должны быть проставлены количество необходимых экземпляров проекта документа и фамилия исполнителя. Если подлежащий изданию документ не предусмотрен перечнем издаваемых конфиденциальных документов, то на черновике должна быть виза - разрешение руководителей соответствующего подразделения и службы безопасности.

Черновики и проекты текстовых документов должны также отвечать существующим нормам по содержательной части и способу изложения. Такие нормы в определенной степени зависят от конкретного вида документа, однако существуют и общие требования, которые необходимо учитывать при составлении любого вида текстовых документов. Эти требования изложены в подразделе 3. при рассмотрении реквизита «текст документа».

Печатание проектов текстовых конфиденциальных документов производится в подразделении конфиденциального делопроизводства. При наличии черновика, составленного на любом бумажном носителе, сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства при приеме его от исполнителя проверяет соответствие черновика перечню издаваемых конфиденциальных документов, наличие и правильность оформления необходимых реквизитов и, кроме того:

  • при приеме черновика, составленного в спецблокноте, просчитывает количество листов черновика с изъятием их из спецблокнота;
  • при приеме черновика, исполненного на отдельных листах бумаги или в типовой форме документа, просчитывает количество листов черновика;
  • при приеме черновика, исполненного в стенографической или рабочей тетради, проверяет наличие листов тетради и соответствие их количества заверительной надписи.

После проведения этих операций данные о черновике вносятся в журнал или карточку учета изданных конфиденциальных документов, имеющих следующие графы:

(В дальнейшем вместо журнала и (или) карточки учета изданных конфиденциальных документов употребляется «журнал учета изданных документов», если не оговаривается особо.)

 

Учетный номер и гриф конфиденци-альности

документа

Дата

доку-мента

Вид и заголовок

документа

Фамилия

исполнителя

Номера

носителя и

листов

черновика

Количество

Подпись за

получение

черновика и

проекта документа, дата

Подпись за возврат.

дата

экземпля-ре в доку-

мента

листов в

экземпляре

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

Отмет-ка об уничто-жении черно-вика

Отметка об уничтожении проектов или лишних

экз-ров документа

Куда отправлен документ

Номера

экз-ров

Наименование, номер и дата сопроводительного документа

Отмет-ка

 о возврате

Индекс (номер) дела, номера листов дела

Номер по учёту доку-ментов выде-ленного хра-нения, кол-во

экз-ров

10

11

12

13

14

15

16

17

 

Если издаваемые предприятием документы не переводятся на учет документов выделенного хранения, то графа 17 опускается.

При приеме черновика заполняются графы 1, 3-5.

В графе 1 проставляются очередной порядковый номер документа, который будет напечатан с данного черновика, и аббревиатурой его гриф конфиденциальности. Внутренние документы и документы, подлежащие отправлению на другие предприятия, учитываются по единой валовой нумерации.

В графе 5 проставляются учетный номер носителя, присвоенный ему по журналу учета носителей, и через дробь номера листов носителя, являющихся черновиком данного документа (при последовательности номеров листов - через тире, при непоследовательности - через запятую).

Учетный номер будущего документа указывается и на черновике, а при составлении черновика в спецблокноте - дополнительно в соответствующей графе контрольного листа спецблокнота напротив изъятых для печатания листов черновика с проставлением подписи сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства и даты, например:

 

п/п

Учетные номера документов

Подпись, дата

  

 

 

 

 

п/п

Учетные номера документов

Подпись, дата

1  

8

 

 

  226 

 

 

 

 

550

   
2     3     

4      

4

2

 

2

225

 

Спецблокнот возвращается исполнителю, а за получение отдельных листов бумаги, типовой формы документа, стенографической или рабочей тетради сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства выдает разовую расписку по следующей форме (бланки расписок тиражируются в необходимом количестве экземпляров):

 

РАСПИСКА

 

Дана______________ в том, что мною _________________ получены во временное

(инициалы, фамилия)                                                 (инициалы, фамилия)

пользование документы, носители информации за №№___________, всего на____л.

(нужное подчеркнуть)

Подпись

Дата

 

После печатания проекта документа заполняются графы 6-7 журнала учета изданных документов, проект документа вместе с черновиком передается исполнителю под подпись в графе 8. Разовая расписка, выданная ранее исполнителю за получение носителя (черновика), возвращается сотруднику подразделения конфиденциального делопроизводства и уничтожается.

При необходимости перепечатывания отдельных листов проекта документа без изменения общего количества листов от исполнителя принимаются по разовой расписке все экземпляры подлежащих перепечатыванию листов. Вновь отпечатанные листы передаются исполнителю взамен разовой расписки.

При необходимости перепечатывания проекта документа с изменением количества листов перепечатывание производится за новым учетным номером. От исполнителя принимаются правленый и все другие экземпляры проекта, а также черновик с погашением подписи исполнителя в графе 9 журнала учета изданных документов. Технология учета и выдачи вновь отпечатанного проекта аналогична технологии учета и выдачи проекта документа, печатаемого с черновика, только в графе 5 вместо номера носителя указывается «С №____» с проставлением номера перепечатываемого проекта без указания номеров листов в нем.

При изготовлении дополнительных экземпляров проекта документа или дополнительных экземпляров уже подписанного (утвержденного) документа (в случае возникновения необходимости в них) в графе 6 журнала учета изданных документов под ранее произведенной записью через знак «+» проставляется количество дополнительных экземпляров. Нумерация дополнительно изготовленных экземпляров производится от последнего номера ранее пронумерованных экземпляров. Подпись за получение таких экземпляров производится отдельно от предыдущей.

При рукописном изготовлении проекта текстового документа на отдельных листах или рукописном заполнении типовой формы документа, а также при разработке чертежно-графических документов носители могут учитываться или по журналу учета носителей, или сразу по журналу учета изданных документов. В последнем случае заполняются графы 1, 3-7 (в графе 5 пишется слово «рукопись»).

Если проект текстового документа печатался под диктовку, то заполняются те же графы (в графе 5 проставляется «б/ч» (без черновика).

Эти же графы заполняются при печатании проекта документа со звуковоспроизводящих устройств (в графе 5 проставляются вид и номер носителя речевой информации). Прием-возврат носителя осуществляется по разовой расписке.

Если проект документа был отпечатан как открытый, а в процессе визирования или подписания принято решение о переводе его в разряд конфиденциальных, то исполнителем должны быть представлены в подразделение конфиденциального делопроизводства все экземпляры отпечатанного проекта и черновик. На обороте последнего экземпляра проекта исполнитель указывает, сколько экземпляров отпечатано и сколько листов в черновике, заверяя это своей подписью.

При отсутствии черновика или отдельных экземпляров проекта документа руководителем предприятия назначается комиссия для их поиска. Если они не будут найдены, то об этом делается отметка на обороте последнего экземпляра проекта за подписью председателя комиссии. Об обстоятельствах утраты докладывается руководителю предприятия для принятия соответствующих решений. Фактически представленные экземпляры проекта документа и черновик регистрируются в журнале учета изданных документов в графе 1, 3-7. В графе 5 при наличии черновика пишется «засекречено________л.» с указанием количества листов черновика, на черновике проставляется гриф конфиденциальности и учетный номер проекта документа. При отсутствии черновика в графе 5 указывается «б/ч» (без черновика). Проект документа оформляется в соответствии с правилами, предъявляемыми к конфиденциальным Документам, и выдается вместе с черновиком (при наличии) исполнителю под подпись в графе 8.

После отработки проекта текстового документа исполнитель должен проставить номера экземпляров, завизировать остающийся на предприятии экземпляр, получить визы соответствующих должностных лиц

(С целью упорядочения визирования конфиденциальных документов целесообразно разработать перечень визируемых документов с указанием по каждому документу визирующих должностных лиц, если в перечне издаваемых конфиденциальных документов отсутствует соответствующая графа. При этом следует иметь в виду, что визирования не требуют лишь некоторые внутренние документы (докладные и объяснительные записки, справки по определенным вопросам и др.)),

подписать (а при необходимости и утвердить) проект у соответствующего руководителя и передать все экземпляры документа, в том числе и оказавшиеся по каким-либо причинам лишними, вместе с черновиком (если документ печатался с черновика) в подразделение конфиденциального делопроизводства. Если проект документа по каким-либо причинам не был подписан, то все его экземпляры вместе с черновиком также передаются в подразделение конфиденциального делопроизводства.

Сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства расписывается за получение документа (проекта) и черновика в графе 9 журнала учета изданных документов, одновременно проставляя в графе 2 дату документа, которая должна соответствовать дате его подписания (утверждения).

Страницы: 1 2

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·