Документопотоки, состав технологических этапов и операций

Документопотоки, состав технологических этапов и операций

Документы находятся в постоянном движении, что отражает их принципиальное назначение как носителя информации.

Движение документов связывается с понятием документооборота, который входит в сферу технологических основ документационного обеспечения управления (ДОУ).

Под внутренним документооборотом понимается движение документов внутри учреждения, фирмы с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Движение документов также наблюдается между учреждениями, организациями и предприятиями. Оно именуется внешним документооборотом. Движение документов на бумажных, магнитных или других носителях, по линиям связи объективно сопровождает любую управленческую деятельность.

Процесс управления и документооборот жестко связаны единой технологией реализации функций управления.

Целью документооборота является информационное обеспечение управленческой деятельности, т.е. своевременная доставка ценной, полезной, своевременной, полной и достоверной информации руководителям и специалистам учреждения, фирмы, необходимой им для выполнения возложенных на них функций, принятия решений и фактического претворения их в жизнь. При этом необходимо учитывать, что этим лицам нужны не сами документы, а содержащиеся в них сведения, данные и факты.

В связи с этим движение документов нельзя рассматривать только как механическое перемещение их по инстанциям, как функцию почтовой доставки корреспонденции адресатам. Основной характеристикой движения документированной информации является целевая комплексность документооборота, т.е. соединение в единую совокупность его управленческой, делопроизводственной и почтовой функций.

Управлению экономическими, социальными, политическими, производственными структурами свойственна устойчивая стабильность построения и единообразное функционирование документооборота. Принципы и направления движения традиционных и электронных документов в аппарате управления едины при любых технологических системах обработки и хранения документированной информации. Меняются методы доставки и работы с документами, но целевое назначение и технологическая взаимосвязь документооборота с процессом управления сохраняется. Это создает объективную возможность для научного решения документоведческих и архивоведческих проблем безбумажного документооборота.

Документооборот отражает весь “жизненный цикл” документа - период его активной жизни в управленческом процессе и период его достаточно пассивной архивной жизни.

Движение документов, документированной информации в учреждении, фирме не может быть хаотичным, случайным или определяться субъективными факторами. Оно должно целенаправленно регулироваться и главное быть регламентированным. Выполнение творческих операций с документами всегда обеспечивается комплексом обязательных технологических процедур, связанных с учетом документов и справочно-информационной работой, регулированием распределения документов между потребителями информации, контролем за исполнением документов, формированием документов в дела, хранению дел.

К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, обязательных для соблюдения во всех учреждениях, фирмах при движении документов на любых носителях, а именно:

  1. прямоточность движения документов, прохождение документов до потребителя информации (исполнителя) кратчайшим путем через наименьшее количество пунктов (инстанций), исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документов;
  2. избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с их функциональными обязанностями;
  3. обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий;
  4. единообразие маршрута движения и состава технологических процедур и операций для массовых категорий документов, однократность выполнения каждой процедуры;
  5. приспособленность организационной и технологической характеристик документооборота к новой информационной технологии, регламентирующей состав и назначение автоматизированных рабочих мест и баз данных, способы и условия передачи информации между центральной и локальными базами данных.

 

Документооборот в соответствии с требованиями к информационному обеспечению управленческих функций и существующими стандартными элементами структуры управления (учреждение, структурное подразделение, направление деятельности, конкретный сотрудник, решаемая задача) делится на несколько составляющих его частей - документопотоков:

  1. поток поступающих документов (входной, входящий документопоток);
  2. поток отправляемых документов (выходной, исходящий документопоток);
  3. поток внутренних документов (внутренний документопоток).

Последние два потока характеризуются значитель­ным технологическим единообразием и могут рассматри­ваться как единый поток или документопоток подготов­ленных и изданных документов.

Под документопотоком понимается структурированная совокупность перемещаемых в заданном направлении документов (документированной информации), предназначенных для обеспечения выполнения персоналом управленческих функций и принятия решений. В технологическом аспекте документопоток представляет собой схему (совокупность маршрутов, ручейков) движения человекочитаемых (традиционных), машиночитаемых и электронных документов по установленным пунктам их распределения, рассмотрения, исполнения и использования для выполнения творческих, формально-логических и технических процедур и операций.

Входной документопоток несет исходную (первичную) информацию и включает документы вышестоящих органов управления (указы, постановления, решения, приказы, указания, инструктивные письма), документы подведомственных предприятий, организаций, учреждений, филиалов (служебные письма и письма граждан, запросы, заключения, отчеты, справки, представления, формы первичного учета), документы неподчиненных предприятий и учреждений (письма, решения, акты и т.д.).

Выходной документопоток несет информацию, выработанную в процессе функционирования органа управления в целях ее передачи (отправления) вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, гражданам (письма, организационные и распорядительные документы, согласованные, одобренные или утвержденные документы, инструкции).

Внутренний документопоток обеспечивает решение задач и реализацию функций в пределах данного аппарата управления без направления информации за его пределы (организационные и распорядительные документы, инструкции, методики, руководящие материалы, служебные записки). Как правило, в этом потоке решается задача правового и информационного обеспечения принимаемых решений. Во внутренний документопоток не включаются письма, т.к. переписка между структурными подразделениями не разрешается. Возникающие вопросы решаются путем составления конкретных видов документов (докладных или служебных записок, запросов, заключений, справок).

Следует учитывать, что наличие перечисленных документопотоков обязательно свойственно не только учреждению в целом, но и любому структурному подразделению учреждения, филиалу, управленческой функции, автоматизированной информационной системе, задаче, отдельному виду работы, конкретному сотруднику. Документопотоки возникают и между предприятиями, организациями, учреждениями, фирмами, они реализуют содержание внешнего документооборота.

Каждый из потоков отличается определенным составом, направленностью и количеством движущихся документов, наличием подпотоков в соответствии с избирательным функциональным разбиением потока, сложившимися маршрутами движения каждого типа документов. По существу, поток изначально можно представить в виде множества подпотоков. Это не река, как иногда кажется, а обилие ручейков, текущих в одном направлении, но каждый по своему руслу. Содержательная структура документопотока представляется достаточно сложной и включает не только традиционные бумажные управленческие документы, но и документы на любых других типах носителей (магнитных, фотографических и др.), а также электронные документы, передаваемые по линиям компьютерной связи в режиме “безбумажного документооборота”, направляемые по факсимильной связи, электронной почте и др.

Документопоток разбивается на достаточно автономные и законченные технологические стадии (этапы), которые соответствуют установленным пунктам обработки документов. Состав технологических стадий стабилен при любом типе технологической системы обработки и хранения документов. Стадия состоит из совокупности технологических процедур. Процедуры подразделяются на комплексы операций и подопераций, выполняемых методами, свойственными конкретной применяемой в учреждении, фирме системе обработки документов. Число пунктов обработки, быстрота перемещения документов между ними и оперативность выполнения в каждом пункте стандартного набора процедур и операций с документами определяет степень совершенства принятой в учреждении, фирме схемы движения документов.

Входной документопоток содержит следующие стадии:

  1. прием и первичная обработка документов;
  2. предварительное рассмотрение и распределение документов;
  3. регистрация документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам;
  4. рассмотрение документов руководителем и передача их сотрудникам для исполнения, ознакомления или использования в работе;
  5. исполнение, использование документов или ознакомление персонала с документами.

Выходной и внутренний документопотоки включают следующие стадии обработки:

  1. исполнение документов;
  2. контроль за исполнением документов и поручений;
  3. регистрация изданных отправляемых и внутренних документов, формирование справочно-информационного банка данных по документам;
  4. отправка документов, передача внутренних документов на рассмотрение и исполнение;
  5. систематизация исполненных документов;
  6. оформление, формирование и хранение дел;
  7. передача дел в архив;
  8. уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

Страницы: 1 2

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·