Архив рубрики "Конфиденциальный документооборот"

Экспертиза ценности конфиденциальных документов

Экспертиза ценности конфиденциальных документов

По истечении времени хранения дел в структурных подразделениях и службе ДОУ учреждения, фирмы (один-два года) и миновании текущей управленческой значимости хранимых документов дела передаются в ведомственный архив (архив учреждения, фирмы). Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает следующие процедуры: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел. Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основе... Далее

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·

Оформление конфиденциальных дел

Оформление конфиденциальных дел

Оформление конфиденциального дела включает описание дела на обложке, проставление на внутренней стороне обложки инициалов и фамилий лиц, допущенных к делу, заведение карточки учета выдачи дела, заполнение описи документов дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, прошивку и опечатывание дела. Обложка дела имеет следующую форму:    __________________________     (гриф конфиденциальности)                 _________________________________________________________________ (название предприятия) _________________________________________________________________ (название структурного подразделения)    ДЕЛО... Далее

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·

Формирование конфиденциальных дел.

Формирование конфиденциальных дел.

Формирование дел включает группировку документов по делам в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дел. Дела формируются в течение года по мере поступления в них документов. Формирование конфиденциальных дел должно осуществляться в подразделении конфиденциального делопроизводства. В дела помещаются исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в установленном порядке. Вторые экземпляры могут помещаться в дело лишь в случаях, когда на них имеются какие-либо резолюции, пометки, дополняющие... Далее

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·

Составление номенклатур конфиденциальных дел.

Составление номенклатур конфиденциальных дел.

Для обеспечения быстрого поиска необходимых документов, создания условий для их сохранности и удобства использования исполненные конфиденциальные документы, зарегистрированные по журналам учета поступивших и изданных конфиденциальных документов, должны быть сгруппированы в дела. Дело представляет собой совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку. Распределение документов по делам производится в течение года по мере исполнения документов в соответствии... Далее

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·

Отправка конфиденциальных документов

Отправка конфиденциальных документов

Отправление конфиденциальных документов на другие предприятия производится в законвертованном виде. Конверты (пакеты) должны быть светонепроницаемыми. Если они светопроницаемы, то вложения обертываются светонепроницаемой бумагой. Направляемые одному адресату документы помещаются в один пакет. В правом верхнем углу пакета проставляются: гриф конфиденциальности, соответствующий наивысшему грифу конфиденциальности документов, подлежащих вложению в пакет, ниже, при необходимости, пометка “Лично”. На пакете пишутся адрес и наименование... Далее

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·

Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов

Документы, требующие подготовки ответа или принятия решения, подлежат контролю. Организация контроля должна обеспечивать качественное и своевременное исполнение документов. Ответственность за качество исполнения документов несут исполнители и руководители подразделений, в которых работают исполнители. Контроль за сроками исполнения документов осуществляет наряду с руководителями соответствующих структурных подразделений подразделение конфиденциального делопроизводства. Если исполнение документа поставлено на контроль, то для его... Далее

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·

Копирование и размножение документов

Копирование и размножение документов

Конфиденциальные документы могут копироваться и тиражироваться с помощью соответствующей организационной техники и в случае соблюдения действующих требований защиты информации и сохранности всех сопровождающих этот процесс промежуточных носителей (печатных форм). Копирование и тиражирование конфиденциальных документов всегда письменно санкционируется полномочным должностным лицом. После этого вносятся необходимые записи в учетной форме основного документа и на самом документе. Копировальная техника должна располагаться в помещении... Далее

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·

Организация исполнения конфиденциальных документов

Организация исполнения конфиденциальных документов

В соответствии с утвержденным положением о разрешительной системе доступа к конфиденциальной информации после учета документов осуществляется их рассмотрение и передача для исполнения. При большом объеме поступающих документов целесообразно осуществлять их предварительное рассмотрение и распределение по уровням принятия решений по ним. С этой целью разрабатывается Перечень поступивших документов, направляемых на исполнение без доклада руководителю предприятия. В этом перечне полномочия по принятию решений по исполнению документов... Далее

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·

Учет конфиденциальных документов выделенного хранения

Учет конфиденциальных документов выделенного хранения

Учет конфиденциальных документов, подлежащих выделенному хранению, осуществляется в журнале или карточках, имеющих следующие графы: (В дальнейшем вместо журнала и (или) карточки учета конфиденциальных документов выделенного хранения употребляется «журнал учета документов выделенного хранения», если не оговаривается особо.)   Учетный номер и гриф конфиденциальности документа Дата регистрации Вид и заголовок документа Откуда поступил или каким подразделением разработан 1 2 3 4   С каких учетных номеров переведен Номера экземпляров Кол-во... Далее

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·

Учет поступивших конфиденциальных документов

Учет поступивших конфиденциальных документов

В открытом делопроизводстве поступившие в учреждение, фирму пакеты, конверты и другие почтовые отправления никогда не ставятся на индивидуальный учет. Иначе обстоит дело с поступающими пакетами и конвертами, содержащими конфиденциальные документы. Задача правильной организации работы с пакетами и предотвращения реальной опасности несанкционированного ознакомления с документами в пути следования пакета или их утраты в результате вскрытия, утери, кражи паке­тов, уничтожения или подмены документов становится актуальной. В основе ее решения... Далее

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·