Архив рубрики "Конфиденциальный документооборот"

Оборудование архивохранилищ

Оборудование архивохранилищ

Итак, помещение под архив выделено. Как же лучше расположить дела, чтобы достичь максимальной эффективности при поиске, учете и хранении дел? Размещение документов в государственных и ведомственных архивах отличается. Это вызвано тем, что в одном государственном архиве могут храниться дела постоянного срока хранения различных отраслей народного хозяйства, в то время как ведомственный архив хранит дела одной отрасли или конкретной организации. Во-первых, по структурным подразделениям. Данный способ удобен для документов постоянного и долговременного... Далее

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·

Порядок комплектования ведомственного архива

Порядок комплектования ведомственного архива

В любой организации в течение года образуется большое количество документов, так называемый документальный фонд. Однако хранению подлежат не все документы, а лишь наиболее ценные из них - с исторической, научной, культурной и иных точек зрения. Законодательством РФ установлено, что для временного хранения документов министерства, ведомства, научные организации, государственные предприятия создают ведомственные архивы или возлагают их функции на другие структурные подразделения. Близки к ведомственным архивам по задачам, функциям и правовому... Далее

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·

Общие вопросы архивной деятельности

Общие вопросы архивной деятельности

В традиционном понимании архив – это организация, осуществляющая прием и хранение документов с целью ретроспективного их использования. Юридическое закрепление архива как самостоятельного структурного подразделения было оформлено Петром 1 в Генеральном регламенте 1720 г. С тех пор, вот уже почти три столетия, архивы разных уровней накапливают информацию, закрепленную в документах. Архивный фонд Российской Федерации - это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную... Далее

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·

Нерегламентные проверки наличия конфиденциальных носителей, документов и дел

Нерегламентные проверки наличия конфиденциальных носителей, документов и дел

Нерегламентные проверки наличия конфиденциальных носителей, документов и дел проводятся при смене руководителя и сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, их временном отсутствии (болезнь, командировка, отпуск), временном отсутствии исполнителей, нарушении оттисков печатей на хранилищах документов, ликвидации предприятия. Во всех случаях они включают проверку соответствия фактического наличия носителей, документов и дел учетным данным на них. При смене руководителя подразделения конфиденциального делопроизводства... Далее

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·

Годовая проверка наличия конфиденциальных дел, документов выделенного хранения и учетных журналов (картотек)

Годовая проверка наличия конфиденциальных дел, документов выделенного хранения и учетных журналов (картотек)

Годовая проверка наличия дел должна проводиться после подшивки в дела истекшего года всех поступивших и изданных за этот год документов и после закрытия дел (просчета листов, составления заверительной надписи дела, его прошивки и опечатывания). Если отдельные документы требуют длительного исполнения и поэтому не могут быть подшиты в дела, то их следует перерегистрировать в журнал учета документов следующего года с целью закрытия соответствующего дела за истекший год, однако по документам постоянного срока хранения такая перерегистрация... Далее

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·

Квартальные проверки фактического наличия конфиденциальных носителей и документов.

Квартальные проверки фактического наличия конфиденциальных носителей и документов.

Для проверки наличия носителей, не переведенных на учет документов выделенного хранения, независимо от времени их регистрации, привлекаются носители и журнал учета носителей. На носителе и в журнале проверяется соответствие учетного номера, грифа конфиденциальности, вида, наименования или назначения носителя, количества листов с их просчетом. В стенографических и рабочих тетрадях просчет листов можно не производить, соответствие количества листов записям в журнале проверяется по заверительной надписи в тетрадях. Для проверки наличия не... Далее

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·

Проверки правильности проставления отметок о движении конфиденциальных документов, дел и носителей

Проверки правильности проставления отметок о движении конфиденциальных документов, дел и носителей

Для проверки правильности проставления отметок об отправлении документов привлекаются учетные журналы, в которых зарегистрированы отправленные документы, и сопроводительные материалы, по которым отправлены документы (реестры, расписки, квитанции, сопроводительные письма). В журнале и сопроводительном документе проверяется соответствие записей о номере, грифе конфиденциальности, виде и наименовании документа, адресате, номерах отправленных экземпляров (по документам, зарегистрированным в журнале учета поступивших документов, вместо... Далее

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·

Проверки правильности проставления регистрационных данных конфиденциальных носителей

Проверки правильности проставления регистрационных данных конфиденциальных носителей

Для проверки правильности проставления регистрационных данных носителей должны привлекаться журнал учета носителей и носители. В журнале и на носителе проверяется соответствие записей об учетном номере и грифе конфиденциальности носителя, дате регистрации, виде, наименовании или назначении носителя, количестве листов. В носителе проверяется правильность нумерации листов. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером носителя. Если носители в момент их заведения регистрируются не в журнале учета носителей, а в журнале учета... Далее

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·

Проверки наличия конфиденциальных документов

Проверки наличия конфиденциальных документов

Проверки наличия конфиденциальных документов являются важной составной частью конфиденциального делопроизводства. Цель проверок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем установления соответствия фактического наличия документов учетным данным на них, выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску. Однако в процессе регистрации документов могут быть допущены ошибки, следствием которых становится искажение учетных данных о документах. Кроме того, часть зарегистрированных документов... Далее

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·

Подготовка конфиденциальных дел и документов для уничтожения

Подготовка конфиденциальных дел и документов для уничтожения

В технологическом процессе уничтожения конфиденциальных документов, надобность в которых отпала или срок хранения которых истек, имеются некоторые особенности по сравнению с аналогичной стадией выполнения открытых документов и дел. При уничтожении конфиденциальных материалов должен быть установлен порядок, исключающий возможность ознакомления с ними посторонних лиц. Неполное уничтожение документов позволяет восстановить их текст и исключает возможность уничтожения материалов, не подлежащих включению в эту категорию. В ходе уничтожения... Далее

Рубрика: Конфиденциальный документооборот ·