Архив рубрики "Документооборот"

Архивное хранение документов

Архивное хранение документов

Обеспечение сохранности документов Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного срок хранения должны быть сохранены в организации: до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению; до сдачи дел на государственное хранение; до ликвидации организации. В течение всего установленного срока хранения должны обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность и использование. Это предъявляет определенные требования к обработке самих дел и оборудованию архивохранилищ. Документы... Далее

Рубрика: Документооборот ·

Оформление документов и дел к уничтожению или на длительное хранение

Оформление документов и дел к уничтожению или на длительное хранение

Описи дел Для учета дел длительных сроков хранения, а при отсутствии в организации номенклатуры дел и кратковременного хранения, завершенные в делопроизводстве журналы, картотеки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформленные, подлежат включению в самостоятельные описи. Самостоятельные описи составляются также на дела, состоящие из характерных для данной организации документов: судебные, следственные дела, научные... Далее

Рубрика: Документооборот ·

Оценка значимости документов и сроков их хранения

Оценка значимости документов и сроков их хранения

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только создание документов, их использование, в том числе доведение до исполнителей и само исполнение, но и хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования. Ведь документ создается для фиксации информации и передачи ее в пространстве и во времени. Значение и ценность документов Значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных ею от корреспондентов с... Далее

Рубрика: Документооборот ·

Хранение документов

Хранение документов

Общие вопросы Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера - сохранены. Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам. Система хранения информации стала формироваться одновременно с системой делового письма. Хранение информации из хаотичного становится системным... Далее

Рубрика: Документооборот ·

Локальные системы документооборота

Локальные системы документооборота

Документационное обеспечение в бухгалтерии Документооборот в бухгалтерии должен быть организован в соответствии с нормативными документами, утверждаемыми Министерством финансов. Особенности обязательного оформления документов Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Они должны создаваться, как правило, в момент совершения операции. Первичные бухгалтерские документы для придания им юридической силы должны иметь, кроме наименования... Далее

Рубрика: Документооборот ·

Контроль за исполнением документов и принятых решений

Контроль за исполнением документов и принятых решений

Одной из важнейших функций управления является контроль за исполнением документов и принятых решений. Массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации. Цель контроля Действенный контроль способствует: своевременному и качественному исполнению документов, получению аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Фискальная функция для оптимизации технологий работы с документами является второстепенной. Контроль за исполнением... Далее

Рубрика: Документооборот ·

Подсчет и организация документооборота

Подсчет и организация документооборота

Подсчет документооборота и его задачи В целях определения: условного объема обрабатываемой документной информации; интенсивности труда сотрудников; составления Табеля документов; планирования мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления; технологической оснащенности процессов работы с документами; сезонной загрузки службы ДОУ и других аспектов для государственных учреждений обязателен, а для других организаций рекомендуется подсчет числа полученных и созданных документов. В течение последних десятилетий... Далее

Рубрика: Документооборот ·

Внутренний документооборот

Внутренний документооборот

Внутренний документооборот Корреспонденция, не вскрывавшаяся для экспедиционной обработки, сразу же сортируется по адресатам. После внесения в регистрационные базы данных сведений о поступивших документах к ним добавляется корреспонденция, имеющая точный адресат; структурное подразделение или конкретный сотрудник. Предварительное рассмотрение документов Для диспетчеризации (распределения по исполнителям) большинства остальных документов недостаточно знакомства с заголовком, требуется, хотя бы бегло, ознакомься с их содержанием. В... Далее

Рубрика: Документооборот ·

Организация документооборота

Организация документооборота

Управленческая деятельность в любой организации основана на: обработке поступающих официальных документов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для внутреннего использования в самой организации, так и для внешнего. Это предполагает наличие технологии обработки. Для преобразования информации поступающих документов в информацию, направленную на достижение результата, служат специальные технологии. Само понятие «технология»... Далее

Рубрика: Документооборот ·

Классификация документации

Классификация документации

  Документация, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности органов государственного управления и подведомственных им учреждений, называется организационно-распорядительной документацией (ОРД).   Входящие в эту систему документы классифицируют:   1 По признаку специализации: общие (административные); специализированные (финансово-расчетные, плановые, статистические, юридические).   2. По назначению: организационные (положения, уставы, инструкции, правила); распорядительные (постановления, распоряжения, приказы... Далее

Рубрика: Документооборот ·