Акт

Акт

Акт-документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения:

  1. сдачи-приемки:
    1. работ,
    2. материальных ценностей,
    3. документов;
  2. обследования:
    1. состояния техники безопасности,
    2. противопожарной безопасности;
    3. условий труда,
    4. результатов деятельности;
  3. испытаний:
    1. образцов,
    2. систем,
    3. технологий;
  4. приема-сдачи:
    1. материальных ценностей,
    2. документов;
  5. приема-передачи:
    1. дел,
    2. денежных средств и иных ценностей;
  6. ревизии, инвентаризации;
  7. расследования аварий, несчастных случаев;
  8. ликвидации организации и т.д.

Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей).

Нередко акты составляются специально созданными комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное в акте - установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте.

Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией). Обязательными реквизитами акта являются:

  1. название организации,
  2. название вида документа (АКТ),
  3. дата и регистрационный номер документа,
  4. место составления,
  5. заголовок к тексту
  6. подписи,
  7. в необходимых случаях - гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например:

Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института,

Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс»,

Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события:

  1. проверки,
  2. обследования,
  3. экспертизы и т.п.

Текст акта состоит из двух частей:

  1. вводной,
  2. основной (констатирующей).

Во вводной части указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии.

В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

Содержание акта может быть разделено на пункты, включать материал, представленный в виде таблицы.

При необходимости допускается в акте заключительная часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение.

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.

Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Рубрика: Документооборот ·